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Généralités

Contexte

Le Conseil de gestion financière des Premières Nations (CGF) a été créé par la Loi sur la gestion financière des premières nations (LGF), qui est entrée en vigueur en 2005, pour veiller à ce que les peuples des Premières Nations, les investisseurs, le public et les autorités administratives puissent avoir confiance en la gestion exercée par les gouvernements de Premières Nations et, ultimement, en leurs systèmes étendus de contrôle. Le paragraphe 38(1) de la LGF stipule que le CGF doit être dirigé par un conseil d’administration composé de neuf à treize conseillers, dont le président et le vice-président. Le CGF n’est pas mandataire de Sa Majesté et relève du Parlement canadien par le biais d’Affaires autochtones et du Nord Canada.

Responsabilités

Le CGF établit les normes relatives aux lois sur l’administration financière (LAF), aux systèmes de gestion financière (SGF) et au rendement financier (RF) des Premières Nations et, sur demande, les examine, les approuve et délivre les certificats pertinents. Le CGF offre également, sur demande, des services liés au SGF et aux politiques s’y rattachant ainsi qu’à l’établissement de rapports sur la gestion financière et au RF.

Fonctions, programmes et activités de l’institution

Développement de la capacité

Le CGF travaille en collaboration avec divers organismes, tels que l’Association des agents financiers autochtones du Canada (AFOA Canada) et le Tulo Centre of Indigenous Economics, pour trouver et offrir des occasions de développement de la capacité en gestion financière. Les initiatives touchant le développement de la capacité sont conçues de façon à permettre aux Premières Nations d’envisager une collaboration avec le CGF et les institutions qui lui sont associées lorsqu’une occasion de développement économique se présente. Tel que cela est établi dans la LGF, la mission première du CGF est : « d’aider les premières nations à développer la capacité nécessaire au respect de leurs engagements en matière de gestion financière ». Le CGF appuie les initiatives de développement de la capacité pour les personnes, c’est-à-dire les membres du personnel d’une Première Nation souhaitant suivre des formations professionnelles ou obtenir un titre professionnel (comme le titre de gestionnaire financier autochtone agréé [GFAA] décerné par AFOA Canada) et pour les organisations, c’est-à-dire les Premières Nations qui décident de participer à la LGF en percevant des recettes locales et en effectuant des emprunts auprès de l’Autorité financière des Premières nations (AFPN – un organisme sans but lucratif dont la mission est d’offrir des prêts à taux avantageux, des options de placement et des conseils en matière de planification des capitaux aux gouvernements de Premières Nations) et qui pourraient avoir besoin de soutien dans l’élaboration de leur LAF ou pour la certification de leur SGF.

Conseils

Description : Documents relatifs à l’offre ou à la réception de conseils à propos des services offerts aux Premières Nations clientes.

Catégories de documents : demandes de conseils et réponses, notes de service, procédures, politiques, avis juridiques, rapports statistiques, ordres du jour, procès-verbaux, correspondance, etc.

Numéro de dossier : FMB 300.A1

Présentations à des Premières Nations, ateliers et formations

Description : Conception et livraison de matériel destiné à des présentations, à des ateliers et à des formations donnés par le CGF à des Premières Nations portant notamment sur les objectifs de la LGF, sur le rôle du CGF, sur les Normes relatives à la Loi sur l’administration financière (Normes relatives à la LAF), sur les Normes relatives au système de gestion financière (Normes relatives au SGF), sur l’approbation de la LAF et sur le processus de certification du RF et du SGF.

Catégories de documents : contrats, énoncés de travaux, propositions, critères d’évaluation, notes de service, procédures, politiques, avis juridiques, plans de projets, rapports statistiques, ordres du jour, procès-verbaux, matériel de formation dans divers formats (diapositives, discours, objectifs de cours, correspondance), etc.
Numéro de dossier : FMB 300.C1.01 (Ateliers) et 300.C1.02 (Cours)

Services aux organismes sans but lucratif (Atlantic First Nations Water Authority)

L’Atlantic First Nations Water Authority (AFNWA) offre aux Premières Nations situées sur des réserves de la région du Canada atlantique une approche durable et adéquate de la prestation des services d’approvisionnement en eau et de gestion des eaux usées fondée sur les pratiques exemplaires de ce secteur d’activité. Le CGF supervise un cadre de conformité pour assurer une prestation des services durable et une gestion financière efficace. Ce cadre quasi réglementaire oblige l’AFNWA à présenter ses demandes et budgets au CGF, qui, par la suite, peut demander de plus amples renseignements à l’AFNWA ainsi que l’opinion de spécialistes en la matière avant de faire une recommandation à Services aux Autochtones Canada.

L’AFNWA relève du mandat du CGF établi dans la LGF comme suit : Fournir des services d’examen et de vérification en matière de gestion financière des Premières Nations.

Description Dossiers relatifs aux communautés des Premières Nations bénéficiant des services de l’AFNWA en ce qui a trait à leurs infrastructures et besoins d’approvisionnement en eau et de gestion des eaux usées.

Catégories de documents : demandes, correspondance, documents de travail relatifs à l’élaboration de lignes directrices, documents signés, procès-verbaux et comptes rendus d’évaluations.

Numéro de dossier : FMB 300.N1

Certification

Sur demande d’une Première Nation, le CGF évaluera le SGF de cette Nation et déterminera s’il est conforme aux Normes relatives au SGF. S’il est conforme, le CGF émettra un certificat à la Première Nation.

Sur demande d’une Première Nation, le CGF évaluera le RF de cette Nation et déterminera si ce rendement est conforme aux Normes relatives au rendement financier (Normes relatives au RF).

Une Première Nation qui souhaite devenir membre emprunteur de l’AFPN doit avoir adopté une LAF conforme aux Normes relatives à la LAF du CGF et détenir un certificat du SGF ou un certificat du RF émis par le CGF.

Conseils

Description : Documents relatifs à l’offre ou à la réception de conseils à propos des services offerts aux Premières Nations clientes.

Catégories de documents : demandes de conseils et réponses, notes de service, procédures, politiques, avis juridiques, rapports statistiques, ordres du jour, procès-verbaux, correspondance, etc.

Numéro de dossier : FMB 300.A1

Loi sur l’administration financière

Description : Le CGF a élaboré des modèles de lois dans leur version préliminaire pour aider les Premières Nations à rédiger leur propre LAF. Ces modèles sont conformes aux exigences de la LGF et aux Normes relatives à la LAF du CGF, et sont fondés sur les normes élaborées par le CGF.

Catégories de documents : modèle de loi dans sa version préliminaire

Numéro de dossier : FMB 800.S1

Élaboration de normes et de la Loi sur l’administration financière

Description : Documents relatifs à l’élaboration de Normes relatives à la LAF, au modèle de LAF, aux Normes relatives au SGF et aux Normes relatives au RF. Comprend la version préliminaire des normes, les modèles de politiques, les modèles pour les Premières Nations, les lignes directrices, les procédures, les commentaires du public et les normes dans leur version définitive.

Catégories de documents : contrats, énoncés de travaux, propositions, critères d’évaluation, notes de service, procédures, politiques, avis juridiques, plans de projets, rapports statistiques, ordres du jour, procès-verbaux, correspondance, documents de recherche, présentations, documentation de référence, décisions du tribunal et notes d’information.

Numéro de dossier : FMB 800.S1

Certification du rendement financier

En vertu de la LGF et sur demande d’une Première Nation, le CGF examinera le RF de cette Nation. Les Premières Nations désireuses de devenir membres emprunteurs de l’AFPN doivent détenir un certificat du RF décerné par le CGF. Ce certificat indique que la Première Nation était conforme aux Normes relatives au RF à une date précise.

Description : Documents relatifs au dossier d’évaluation du RF du client.

Catégories de documents : états financiers, résolutions du conseil de Première Nation, lettres de coopération, demande d’examen officiel, information financière provisoire, documents de travail, documents d’assurance de la qualité et correspondance

Approbation de la Loi sur l’administration financière – Examen préliminaire

Description : Documents relatifs à l’examen préliminaire de la LAF de la Première Nation avant de réaliser l’examen officiel en vertu de l’alinéa 9(1)a) de la LGF.

Catégories de documents : courriels, lettres de coopération et réponses du CGF.

Numéro de dossier : 300.F1

Approbation de la Loi sur l’administration financière – Examen officiel

Description : Documents relatifs à la révision sommaire de la LAF d’une Première Nation réalisée par son conseil conformément à l’alinéa 9(1)a) de la LGF. Les documents peuvent comprendre le processus d’approbation préliminaire (échanges informels), dont les analyses préliminaires, les demandes écrites, une copie du texte approuvé de la LAF, la résolution du conseil de Première Nation, les certifications obtenues par la Première Nation, d’autres textes législatifs ou résolutions de la Première Nation, le rapport au CGF de la personne ayant réalisé l’examen, la recommandation de la direction et la décision du CGF indiquant la conformité ou la non-conformité de la LAF de la Première Nation aux exigences des Normes relatives à la LAF. Les documents peuvent également comprendre la demande de réexamen adressée au CGF, dans les cas où la LAF a été jugée non conforme, et la recommandation à la Première Nation à l’égard d’un réexamen par le CGF.

Catégories de documents : rapports, guides, demandes écrites, copies de LAF approuvées, résolutions du conseil de Première Nation, certificats obtenus par la Première Nation, textes législatifs et résolutions de la Première Nation, comptes rendus des recommandations de la direction, comptes rendus des décisions du CGF.

Numéro de dossier : FMB 300.F1

Approbation de la Loi sur l’administration financière – Mise à jour

Description : Documents relatifs à l’examen sommaire des modifications proposées à la LAF d’une Première Nation approuvée par le CGF pour déterminer si ces modifications sont conformes aux Normes relatives à la LAF et pour les approuver. Les documents peuvent comprendre la demande écrite, les modifications proposées, la résolution du conseil de Première Nation, les certifications obtenues par la Première Nation, d’autres textes législatifs ou résolutions de la Première Nation, la nomination d’une personne pour réaliser l’examen de la LAF (lettre de mission), le rapport au CGF de la personne ayant réalisé l’examen, la recommandation de la direction du CGF et la décision du CGF indiquant la conformité ou la non-conformité aux exigences des Normes relatives à la LAF des modifications proposées à la LAF de la Première Nation. Les documents peuvent également comprendre la demande de réexamen adressée au CGF, dans les cas où les modifications proposées ne respectent pas les exigences, et la recommandation à la Première Nation à l’égard d’un réexamen par le CGF.

Catégories de documents : rapports, guides, demandes écrites, copies de lois sur l’administration financière approuvées, résolutions du conseil de Première Nation, certificats obtenus par la Première Nation, textes législatifs et résolutions de la Première Nation, comptes rendus des recommandations de la direction, comptes rendus des décisions du CGF.

Numéro de dossier : FMB 300.F2

Approbation de la Loi sur l’administration financière – Décision relative à l’approbation

Description : Documents relatifs à la décision rendue par le CGF indiquant la conformité ou la non-conformité aux normes de la LAF d’une Première Nation.

Catégories de documents : recommandation à la Première Nation à l’égard de la conformité ou de la non-conformité aux normes de sa LAF ou des modifications proposées à sa LAF;  recommandation à la CFPN et à l’AFPN si le CGF approuve la LAF ou les modifications à la LAF.

Numéro de dossier : FMB 300.F2

Certification du système de gestion financière – Examen préliminaire

Description : Documents relatifs à l’examen préliminaire du système de gestion financière d’une Première Nation avant de réaliser l’examen officiel.

Catégories de documents : courriels, lettres de coopération et réponses du CGF.

Numéro de dossier : FMB 300.F3

Certification du système de gestion financière – Examen officiel

Description : Documents relatifs à l’examen du SGF d’une Première Nation pour déterminer si ce dernier respecte les Normes relatives au SGF. Les documents peuvent comprendre la demande d’examen initial, une copie de la lettre de mission adressée à la Première Nation, un avis de défaut de collaborer, les directives à la personne qui réalise l’examen demandant de mettre fin à l’examen initial, l’examen sommaire des documents présentés au CGF et les rapports présentant les conclusions de la personne ayant réalisé l’examen, la décision ou l’opinion du CGF et son rapport à la Première Nation ainsi que la décision d’émettre ou non un certificat.

Catégories de documents : demandes d’examen, correspondance, lettres de mission, avis, rapports, comptes rendus des opinions et des décisions du CGF, certificats, avis d’envoi, demandes de réunions et procès-verbaux.

Numéro de dossier : FMB 300.F3

Certification du système de gestion financière – Examen périodique

Description : Documents relatifs à la réalisation d’un examen périodique du SGF d’une Première Nation qui a déjà reçu un certificat du SGF pour déterminer si son SGF est toujours conforme aux Normes relatives au SGF.

Catégories de documents : lettre de mission adressée à la personne chargée de réaliser l’examen expliquant l’étendue du travail, rapport au CGF présentant les conclusions de la personne ayant réalisé l’examen et document attestant de la réception des états financiers annuels de la Première Nation; les documents peuvent également comprendre une modification de la fréquence des examens périodiques et le remplacement de la personne chargée de l’examen.

Numéro de dossier : FMB 300.F4

Certification du système de gestion financière – Décision relative à l’émission du certificat

Description : Documents relatifs à la décision rendue par le CGF indiquant la conformité ou la non-conformité aux normes du SGF d’une Première Nation.

Catégories de documents : recommandation à la Première Nation à l’égard de la conformité ou de la non-conformité aux normes de son SGF.

Numéro de dossier : FMB 300.F4

Certification du système de gestion financière – Révocation du certificat

Description : Documents relatifs à la révocation d’un certificat décerné à une Première Nation dans les cas où, en se fondant sur de l’information financière ou d’une autre nature à laquelle il a accès, le CGF juge que la situation ayant valu l’obtention du certificat a changé.

Catégories de documents : avis d’intention de révoquer le certificat, réponse de la Première Nation et avis de décision du CGF de révoquer le certificat.

Numéro de dossier : FMB 300.F5

Certification du rendement financier – Examen préliminaire

Description : Documents relatifs à l’examen préliminaire du RF d’une Première Nation avant de réaliser l’examen officiel.

Catégories de documents : courriels, lettres de coopération et réponses du CGF.

Numéro de dossier : FMB 300.F6

Certification du rendement financier – Examen officiel

Description : Documents relatifs à l’examen du RF d’une Première Nation pour déterminer si ce dernier respecte les Normes relatives au RF. Les documents peuvent comprendre la demande d’examen du RF de la Première Nation, la lettre de mission adressée à la personne chargée de réaliser l’examen expliquant l’étendue du travail, une copie de la lettre de mission adressée à la Première Nation, un avis de défaut de collaborer, les directives à la personne qui réalise l’examen demandant de mettre fin à l’examen, l’examen sommaire des documents présentés au CGF et les rapports présentant les conclusions de la personne ayant réalisé l’examen, la décision ou l’opinion du CGF et son rapport à la Première Nation ainsi que la décision d’émettre ou non un certificat. Les documents peuvent également comprendre les demandes de réunion au sujet du rapport ainsi que l’ordre du jour et le procès-verbal de cette réunion.

Enfin, les documents peuvent comprendre la documentation indiquant le remplacement de la personne chargée d’effectuer l’examen et la décision du CGF de mettre fin à l’examen en raison d’information crédible et importante au sujet de la situation économique, du RF ou de la gestion de la Première Nation.

Catégories de documents : demandes d’examen, correspondance, lettres de mission, avis, rapports, comptes rendus des opinions et des décisions du CGF, certificats, avis d’envoi, demandes de réunions et procès-verbaux.

Numéro de dossier : FMB 300.F6

Certification du rendement financier – Décision relative à l’émission du certificat

Description : Documents relatifs à la décision rendue par le CGF indiquant la conformité ou la non-conformité d’une Première Nation aux Normes du RF.

Catégories de documents : recommandation à la Première Nation à l’égard de la conformité ou de la non-conformité aux normes de son RF.

Numéro de dossier : FMB 300.F6

Certification du rendement financier – Révocation du certificat

Description : Documents relatifs à la révocation d’un certificat décerné à une Première Nation dans les cas où, en se fondant sur de l’information financière ou d’une autre nature à laquelle il a accès, le CGF juge que la situation ayant valu l’obtention du certificat a changé.

Catégories de documents : avis d’intention de révoquer le certificat, réponse de la Première Nation et avis de décision du CGF de révoquer le certificat.

Numéro de dossier : FNFMB 300.F7

Intervention

En vertu de la LGF, le CGF est dans l’obligation d’intervenir, sur demande de la CFPN, si une Première Nation perçoit des recettes locales conformément à la LGF et ne se conforme pas à ses textes législatifs concernant les recettes locales aux termes de la LGF, ou, sur demande de l’AFPN, si une Première Nation ne se conforme pas à ses obligations de membre emprunteur en vertu de la LGF ou en vertu d’une entente d’emprunt conclue avec l’AFPN.

Lorsque la CFPN en fait la demande, le CGF peut devenir cogestionnaire ou l’unique gestionnaire des recettes locales d’une Première Nation percevant des impôts fonciers en vertu de la LGF pour veiller à ce que la Première Nation applique et administre adéquatement et équitablement ses textes législatifs sur les recettes locales.

Lorsque l’AFPN en fait la demande, le CGF peut devenir cogestionnaire ou l’unique gestionnaire des recettes locales ou d’autres recettes d’un membre emprunteur en vertu de la LGF pour veiller à ce que la Première Nation respecte ses engagements financiers auprès de l’AFPN, ce qui a pour résultat de protéger les intérêts des autres membres emprunteurs de l’AFPN ainsi que les intérêts des investisseurs qui achètent des obligations de l’AFPN. Ce type d’intervention permettra, éventuellement, de faire en sorte que les emprunts puissent être octroyés selon des modalités plus intéressantes pour les Premières Nations qui participent aux obligations de l’AFPN.

Le CGF est en mesure d’offrir soutien et stabilité aux Premières Nations qui sont en transition ou qui éprouvent des difficultés financières, ce qui rassure le public à l’égard du maintien du processus d’imposition foncière et d’emprunt de la LGF. Le CGF travaille de concert avec l’AFPN et avec la CFPN pour détecter les problèmes et y remédier rapidement, et pour faire en sorte que le CGF ait à intervenir le moins possible selon les circonstances.

Modèles

Le CGF dispose de nombreuses politiques et procédure et de nombreux modèles pour gérer son processus d’intervention.

Description : Documents relatifs aux modèles pour les Premières Nations.

Catégories de documents : demandes de conseils et réponses, notes de service, procédures, politiques, avis juridiques, rapports statistiques, ordres du jour, procès-verbaux, correspondance, etc.

Numéro de dossier : FMB 600-T1

Intervention – Arrangement de cogestion

Description : Documents relatifs à la cogestion des recettes locales et des autres recettes d’une Première Nation, selon le cas, en vertu de l’article 52 de la LGF. Les documents peuvent comprendre les avis de la CFPN ou de l’AFPN; les avis d’arrangement de cogestion adressés à la Première Nation, les avis d’arrangement de cogestion adressés à la CFPN et à l’AFPN, la lettre de mission si le CGF nomme une personne qui n’est pas membre de son personnel comme mandataire du CGF et l’avis du CGF indiquant la fin de l’arrangement, y compris les recommandations à la CFPN et à l’AFPN. Les documents peuvent également comprendre les demandes d’information ou d’accès à des documents ou à des dossiers adressées à la Première Nation, des explications, des documents attestant de la réception ou du retour de dossiers ou de documents appartenant à la Première Nation ainsi que des documents attestant de la transmission ou de la révocation d’ordres stipulant que les chèques tirés sur l’institution financière de la Première Nation doivent être cosignés par une personne désignée. Enfin, les documents peuvent également comprendre les plans et rapports de redressement, les rapports relatifs à la fin de l’arrangement, les demandes de réunions au sujet de ces rapports ainsi que l’ordre du jour et le procès-verbal de ces réunions.

Catégories de documents : demandes d’examen, demandes d’information, correspondance, lettres de mission, avis, plans et rapports de redressement, comptes rendus de l’opinion et des décisions du CGF, certificats, avis de transmission, demandes de réunions et procès-verbaux de ces réunions, plans, avis de transmissions d’ordres et d’avis de révocation.

Numéro de dossier : FMB 300.I1

Intervention – Gestion par le CGF

Description : Documents relatifs à la prise en charge par le CGF de la gestion des recettes locales et des autres recettes d’une Première Nation, selon le cas, en vertu de l’article 53 de la LGF. Les documents peuvent comprendre les avis de la Commission de la fiscalité des premières nations (CFPN) ou de l’AFPN; les avis de prise en charge de la gestion par le CGF adressés à la Première Nation, les avis de prise en charge de la gestion par le CGF adressés à la Commission de la fiscalité des premières nations (CFPN), à l’AFPN et au ministre et l’avis du CGF indiquant la prise en charge ou la fin de la prise en charge, y compris les recommandations à la CFPN, à l’AFPN et au ministre. Les documents peuvent également comprendre les rapports d’avancement trimestriels et les résultats de ces rapports, les demandes d’information ou d’accès à des documents ou à des dossiers adressées à la Première Nation, des explications, des documents attestant de la réception ou du retour de dossiers ou de documents appartenant à la Première Nation ainsi que des documents attestant de la transmission de l’avis de prise en charge de la gestion par le CGF ou de l’avis autorisant des personnes à agir comme signataire auprès de chaque institution financière. Enfin, les documents peuvent également comprendre les plans et rapports de redressement, les rapports relatifs à la fin de la prise en charge et l’avis de transmission de l’avis de fin de prise en charge au ministre, les rapports finaux, les demandes de réunions au sujet des plans et rapports de redressement ainsi que l’ordre du jour et le procès-verbal de ces réunions.

Catégories de documents : avis et ordres, résolution du conseil de Première Nation, rapports d’avancement et résultats des rapports d’examen, demandes d’information, demandes d’accès à des dossiers ou à des documents, explications, documents attestant de la réception ou du retour de documents; avis de transmission, plans et rapports de redressement, rapports relatifs à la fin de la prise en charge et avis de transmission de l’avis de fin de prise en charge au ministre, rapports finaux, demandes de réunions au sujet des plans et des rapports de redressement, ordre du jour et procès-verbaux de ces réunions.

Numéro de dossier : FMB 300.I2

Élaboration de produits et services

Il s’agit de la gestion de projets de recherche et de l’élaboration de normes et de politiques, ce qui comprend l’examen de propositions de recherche provenant de l’interne ou de l’externe, la sélection des projets à entreprendre et la préparation du rapport de recommandation au CGF. Cette fonction comprend la réception des commentaires des Premières Nations, du processus d’examen interne du CGF, des tribunaux, d’autres institutions des Premières Nations et d’autres parties prenantes, ainsi que l’élaboration de politiques de fonctionnement et de normes visant à aider les Premières Nations à faire approuver leur LAF et à obtenir la certification de leur SGF et de leur RF. Les normes portent sur la certification, l’intervention ou le développement de la capacité et peuvent être composées de normes, d’exemples de politiques, de modèles destinés aux Premières Nations, de lignes directrices et de procédures.

Gestion de comités

Description : Documents relatifs à l’établissement et à la revue du mandat, à la détermination et à la préparation de l’ordre du jour, à l’élaboration du calendrier des réunions et, le cas échéant, à la réservation des salles et des services de traiteur, à la préparation et à la distribution des documents de travail, dont les procès-verbaux de réunions précédentes, à la tenue de réunions, à la rédaction des procès-verbaux, des rapports et des décisions et à la distribution des procès-verbaux ou des rapports aux fins d’examen et de commentaires. Les documents peuvent comprendre la documentation relative à la création de comités de travail à intervenants multiples pour aider le CGF à élaborer des politiques.

Catégories de documents : ordres du jour et procès-verbaux, correspondance relative à l’organisation des réunions, liste des personnes présentes, documents présentés aux réunions et contrats relatifs aux salles de réunions.

Numéro de dossier : FMB 800.C1

Élaboration de politiques de fonctionnement

Description : Documents relatifs à la formulation et à l’élaboration des politiques et procédures de fonctionnement en se fondant sur les commentaires provenant des Premières Nations, du processus d’examen interne du CGF, des tribunaux, d’autres institutions des Premières Nations et d’autres parties prenantes, et comptes rendus au CGF au besoin. Les politiques et procédures sont acceptées ou rejetées.

Catégories de documents : propositions de politiques et de procédures, documents de recherche, versions préliminaires et documents de consultation, et ensemble définitif de politiques et de procédures approuvées et signées.

Numéro de dossier : FMB 800.O1

Élaboration de normes

Dans le cadre de la LGF, le CGF a établi les normes relatives à la LAF, au SG et au RF des Premières Nations qui décident d’avoir recours aux services du CGF en vertu de la LGF.

Description : Documents relatifs à l’établissement de normes conformes à la LGF et à son règlement. Les normes portent sur les LAF, sur la certification du SGF ou du RF, ou sur l’intervention ou le développement de la capacité et peuvent être composées de normes, d’exemples de politiques, de modèles, de lignes directrices et de procédures.

Catégories de documents : normes proposées (préliminaires), résultats de consultations et normes définitives.

Numéro de dossier : FMB 800.S1

Projets de recherche

Description : Documents relatifs à l’évaluation des projets et à la sélection des projets à entreprendre ainsi qu’à la préparation d’un rapport de recommandations au CGF.

Catégories de documents : propositions de projets, rapport de recommandations au CGF, procès-verbaux de réunions, télécopies, courriels et notes au dossier.

Numéro de dossier : FMB 800.R1

Services internes

Les services internes constituent des groupes d’activités et de ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d’une organisation. Ces groupes sont les suivants : services de gestion et de surveillance, services des communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l’information, services des technologies de l’information, services de gestion des biens, services de gestion du matériel, services de gestion des acquisitions et services de gestion des voyages et autres services administratifs. Les services internes comprennent uniquement les activités et les ressources destinées à l’ensemble d’une organisation et non pas celles fournies à un programme particulier.

Services d’acquisition

Les services de gestion des acquisitions regroupent des activités visant à se procurer les biens et les services requis pour répondre à une demande dûment remplie (y compris une définition complète et précise des exigences et la garantie que les fonds sont disponibles), et ce, jusqu’à la passation ou la modification d’un contrat.

• Catégorie de document en matière d’approvisionnement et de contrats
  • Fichier de renseignements personnels sur les contrats de services professionnels

Services de communications

Ces services ont pour objet de veiller à ce que les communications du gouvernement du Canada soient gérées efficacement, qu’elles soient bien coordonnées et qu’elles répondent aux divers besoins d’information du public. Les services de communications font en sorte que le public (interne ou externe) reçoive les renseignements gouvernementaux et que l’on tienne compte de leurs préoccupations et intérêts dans la planification, la gestion et l’évaluation des politiques, des programmes, des services et des initiatives.

• Catégorie de documents en matière de communication
  • Fichier de renseignements personnels sur les communications internes
  • Fichier de renseignements personnels sur les communications publiques

Services de gestion financière

Les services de gestion financière regroupent des activités visant à assurer l’utilisation responsable des ressources publiques, comme la planification, la gestion budgétaire, la comptabilité, la production de rapports, le contrôle et la surveillance, l’analyse, les conseils et le soutien au processus décisionnel, ainsi que les systèmes financiers.

• Catégorie de document en matière de gestion financière
  • Fichier de renseignements personnels sur les comptes créditeurs
  • Fichier de renseignements personnels sur les comptes débiteurs
  • Fichier de renseignements personnels sur les cartes d’achat

Services de gestion des ressources humaines

Les services de gestion des ressources humaines comprennent les activités entreprises pour déterminer l’orientation stratégique, l’allocation des ressources entre les services et les processus, ainsi que les activités liées à l’analyse de l’exposition au risque et la détermination des mesures d’atténuation adéquates. Elles permettent de veiller à ce que les services et les programmes du gouvernement fédéral respectent les lois, les règlements, les politiques et les plans applicables.

• Catégorie de document en matière de classification des postes
  • Fichier de renseignements personnels sur la dotation
• Catégorie de document en matière de rémunération et avantages sociaux
  • Fichier de renseignements personnels sur les présences et congés
  • Fichier de renseignements personnels sur la rémunération et avantages
• Catégorie de document en matière d’équité en matière d’emploi et diversité
  • Fichier de renseignements personnels sur l’équité en matière d’emploi et diversité
• Catégorie de document en matière de planification des ressources humaines
  • Fichier de renseignements personnels sur la planification des ressources humaines
• Catégorie de document en matière de relations de travail
  • Fichier de renseignements personnels sur les mesures disciplinaires
  • Fichier de renseignements personnels sur les griefs
  • Fichier de renseignements personnels sur le harcèlement
  • Fichier de renseignements personnels sur la divulgation d’information sur les actes fautifs commis en milieu de travail
• Catégorie de document en matière de santé et sécurité au travail
  • Fichier de renseignements personnels sur l’aide aux employés
  • Fichier de renseignements personnels sur le harcèlement
  • Fichier de renseignements personnels sur la santé et sécurité au travail
  • Fichier de renseignements personnels sur les accidents d’automobile, de bateau, d’embarcation et d’avion
• Catégorie de document en matière de langues officielles
• Catégorie de document en matière d’évaluation de la gestion du rendement
  • Fichier de renseignements personnels sur les mesures disciplinaires
  • Fichier de renseignements personnels sur l’évaluation de la gestion du rendement
• Catégorie de document en matière de recrutement et dotation
  • Fichier de renseignements personnels sur les demandes d’emploi
  • Fichier de renseignements personnels sur le dossier personnel de l’employé
  • Fichier de renseignements personnels sur le filtrage de sécurité du personnel
  • Fichier de renseignements personnels sur la dotation
  • Fichier de renseignements personnels sur les codes de valeurs et d’éthique du secteur public et codes de conduite organisationnels
• Catégorie de document en matière de réinstallation
  • Fichier de renseignements personnels sur la réinstallation
• Catégorie de document en matière de formation et perfectionnement
  • Fichier de renseignements personnels sur la formation et perfectionnement

Services de gestion de l’information

Les services de gestion de l’information regroupent des activités visant à assurer une gestion efficace de l’information à l’appui de la prestation de programmes et de services, à faciliter la prise de décisions éclairées, à faciliter la reddition de comptes, la transparence et la collaboration, ainsi qu’à conserver l’information et les documents au bénéfice de la présente génération et des générations futures en veillant à ce qu’ils demeurent accessibles.

• Catégorie de document en matière d’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels
  • Fichier de renseignements personnels sur les demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Catégorie de document en matière de gestion de l’information

Services de technologie de l’information

Ces services visent à assurer l’utilisation efficace de la technologie de l’information, à l’appui des priorités gouvernementales et de la mise en œuvre des programmes afin d’accroître la productivité et d’améliorer les services offerts au public.

• Catégorie de document en matière de technologie de l’information
  • Fichier de renseignements personnels sur les journaux de contrôle des réseaux électroniques

Services juridiques

Les services juridiques comprennent les activités mises en œuvre pour permettre aux ministères et aux organismes du gouvernement d’exécuter les priorités et les objectifs relatifs aux politiques, aux programmes et à la prestation de services conformément à un cadre de travail légal.

• Catégorie de document en matière des services juridiques

Services de gestion et de surveillance

Les services de gestion et de surveillance comprennent les activités de détermination de l’orientation stratégique, d’affectation des ressources entre services et processus et les activités liées à l’analyse des risques et à la détermination des mesures d’atténuation à prendre. Ils permettent de veiller à ce que les services et les programmes du gouvernement fédéral respectent les lois, les règlements, les politiques et les plans qui s’appliquent.

• Catégorie de document en matière de coopération et liaison
  • Fichier de renseignements personnels sur les exigences de la Loi sur le lobbying
  • Fichier de renseignements personnels sur les activités de sensibilisation
• Catégorie de document en matière des services à la haute direction
  • Fichier de renseignements personnels sur le système de gestion de la correspondance de la direction
• Catégorie de document en matière de vérification interne et évaluation
  • Fichier de renseignements personnels sur les évaluations
  • Fichier de renseignements personnels sur la vérification interne
• Catégorie de document en matière de planification et établissement de rapports

Gestion du matériel

Ces activités visent à faire en sorte que les ministères gèrent le matériel de façon durable responsable sur le plan financier afin de soutenir l’exécution rentable et efficace des programmes gouvernementaux.

• Catégorie de document en matière de gestion du matériel

Services de biens immobiliers

Les Services de biens immobiliers réalisent des activités exécutées pour assurer la gestion des biens immobiliers d’une manière viable et financièrement responsable tout au long de leur cycle de vie à l’appui de l’exécution efficiente et efficace sur le plan du coût des programmes du gouvernement.

• Catégorie de document en matière de gestion des biens immobiliers

Services de voyage et autres services administratifs

Ces services comprennent les services de voyages du gouvernement du Canada, ainsi que les autres services internes qui ne correspondent à aucune autre catégorie de services internes.

• Catégorie de document en matière des services administratifs
  • Fichier de renseignements personnels sur le stationnement
• Catégorie de document en matière de conseils d’administration, comités et conseils
  • Fichier de renseignements personnels sur les nominations par le gouverneur en conseil
  • Fichier de renseignements personnels sur les membres de conseils d’administration, de comités et de conseils
• Catégorie de document en matière de planification de la continuité des activités
  • Fichier de renseignements personnels sur la planification de la continuité des activités
• Catégorie de document en matière de divulgation aux organismes d’enquête
  • Fichier de renseignements personnels sur la divulgation aux organismes d’enquête
• Catégorie de document en matière de divulgation proactive
  • Fichier de renseignements personnels sur les voyages
• Catégorie de document en matière de sécurité
  • Fichier de renseignements personnels sur la divulgation d’information sur les actes fautifs commis en milieu de travail
  • Fichier de renseignements personnels sur les incidents de sécurité et atteintes à la vie privée
• Catégorie de document en matière de voyages
  • Fichier de renseignements personnels sur les voyages

Catégories de renseignements personnels

Administration des programmes

Il s’agit des catégories de renseignements personnels qui viennent appuyer les programmes de développement de la capacité, de certification et d’intervention. Les renseignements se limitent aux noms et prénoms des représentants des gouvernements de Premières Nations, à leur titre et à leur statut de représentant ainsi qu’à leurs coordonnées, à leur signature et à d’autres renseignements personnels communiqués volontairement au CGF. Les renseignements personnels des représentants de gouvernements de Premières Nations ne sont pas recueillis, utilisés, transmis ou divulgués à des fins administratives, mais ils pourraient être communiqués à des représentants de la Commission de la fiscalité des premières nations et de l’AFPN dans le cadre de l’administration des trois programmes du CGF susmentionnés. Les renseignements associés à ces trois programmes sont organisés et classés selon les noms des gouvernements de Premières Nations qui interagissent avec le CGF. Les normes relatives à la conservation et à la suppression des données varient d’un programme à l’autre, conformément aux normes établies en vertu de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

Manuels

Les manuels suivants sont considérés comme des documents principaux :

• Procédures d’examen des lois sur l’administration financière
• Normes relatives à la Loi sur l’administration financière
• Exemple de Loi sur l’administration financière
• Procédures de certification du système de gestion financière
• Normes relatives au système de gestion financière
• Procédures de certification du rendement financier
• Normes relatives au rendement financier
• Normes d’information financière relative aux recettes locales
• Information financière relative aux recettes locales – Notes explicatives
• Normes pour les organisations sans but lucratif autochtones

Renseignements supplémentaires

Le gouvernement du Canada encourage la communication d’information extérieure au processus d’AIPRP. Vous pouvez consulter les Demandes d’accès à l’information complétées du Conseil de gestion financière des Premières Nations. Pour faire une demande informelle, veuillez communiquer avec :

Conseil de gestion financière des Premières Nations

100, rue Park Royal, bureau 300
West Vancouver (Colombie-Britannique)  V7T 1A2
Téléphone : 604 925-6665
Télécopieur : 604 925-6662
Courriel : Veuillez nous faire parvenir un message au moyen du formulaire ci-dessous.

Le CGF réalise des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pour veiller à ce toute répercussion sur la protection des renseignements personnels soit détectée, évaluée et résolue avant la mise en œuvre de nouveaux programmes, de programmes modifiés de façon importante ou d’activités touchant les renseignements personnels.

Pour plus d’information sur les procédures officielles d’accès à l’information, conformément aux dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, veuillez lire l’introduction de la présente publication. Pour faire une demande officielle dans le cadre du processus d’AIPRP, veuillez suivre la procédure ci-dessous.

Faites parvenir une lettre, un Formulaire de demande d’accès à l’information (Loi sur l’accès à l’information) ou un Formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels (Loi sur la protection des renseignements personnels), accompagné des documents nécessaires (comme un consentement ou les frais de demande de 5,00 $ pour les demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information) à cette adresse :

Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Conseil de gestion financière des Premières Nations
100, rue Park Royal, bureau 300
West Vancouver, BC V7T 1A2
Téléphone : 604 925-6665
Télécopieur : 604 925-6662
Courriel : Veuillez nous faire parvenir un message au moyen du formulaire ci-dessous.
Il est à noter que toute demande soumise au CGF en vertu de la Loi sur l’accès à l’information doit être accompagnée du paiement des frais de demande de 5,00 $ sous forme de chèque ou de mandat-poste à l’ordre du receveur général du Canada.

Salle de lecture

Conformément à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, un espace dans les bureaux du CGF est mis à la disposition des personnes souhaitant prendre connaissance des documents sur place. Il suffit de se présenter à cette adresse :

Conseil de gestion financière des Premières Nations

100, rue Park Royal, bureau 300
West Vancouver (Colombie-Britannique)  V7T 1A2
Téléphone : 604 925-6665
Télécopieur : 604 925-6662
Courriel : Veuillez nous faire parvenir un message au moyen du formulaire ci-dessous.

Directs to info@fnfmb.com