Assurer la sécurité de votre Première Nation
La mise en place de mécanismes de contrôle appropriés pour gérer l’information aidera le conseil de Première Nation et l’administration à assurer la confidentialité et la sécurité adéquates des données.
La gestion de l’information consiste à :
- recueillir des renseignements auprès d’une ou de plusieurs sources;
- trier ces renseignements et les transmettre aux personnes qui en ont besoin;
- gérer cette information par la tenue de dossiers.
Technologies de l’information
Afin de veiller à ce que l’accès aux renseignements de la Première Nation soit contrôlé, le conseil de Première Nation doit élaborer une politique pour les systèmes d’information de la Première Nation qui respecte les règles et suivantes :
- Des systèmes d’information sont créés pour soutenir les activités et le de la Première Nation;
- Les systèmes d’information sont revus régulièrement pour s’assurer qu’ils sont utilisés de la meilleure façon possible;
- Les transactions et les ententes sont entrées dans les systèmes d’information et complétées en temps opportun;
- Seul le logiciel approuvé est utilisé, et seules les personnes formées et autorisées peuvent s’en servir;
- Les données et les renseignements sont faciles à récupérer et sont conservés en respectant les normes et les exigences contenues dans les textes législatifs et les ententes qui gouvernent la Première Nation;
- Quand la Première Nation se procure des services informatiques auprès de sous-traitants, l’énoncé des services dans le doit satisfaire les besoins de la Première Nation;
- L’accès au logiciel et aux données est protégé par divers outils et techniques de sécurité;
- La Première Nation est libre d’organiser les données comme elle l’entend;
- Toute nouvelle méthode ou tout changement à l’organisation existante des données doit être testé avant d’être déployé;
- Tous les logiciels de réseau, de communication ou autres doivent satisfaire les besoins de la Première Nation;
- Le nouveau matériel informatique, comme les ordinateurs portatifs et les écrans, doit répondre aux besoins de la Première Nation.
Gestion des documents et protection des renseignements personnels
Un solide système de repose sur des documents et la conservation de certaines informations (dossiers) qui assurent un bon fonctionnement de la Première Nation et qui permettent au conseil de Première Nation de satisfaire les attentes de ses citoyens en matière de reddition de comptes et de transparence.
Le conseil de Première Nation doit élaborer une politique pour les dossiers, qui couvre la création, le maintien, la sécurité, le stockage, l’accès et l’élimination de ceux-ci. Ces dossiers doivent respecter les règles juridiques et les normes en place, le cas échéant.
La politique doit indiquer comment recevoir et gérer les demandes visant des renseignements que possède la Première Nation, ceux qu’elle doit communiquer et ceux dont elle doit protéger le caractère confidentiel.
Ressources pour vous aider à démarrer
Exemple de politique
- DOCX file: Modèle de politique relative à la gestion de l’information Download