Loi sur l’administration financière

Qu’est-ce qu’une Loi sur l’administration financière?

Une Loi sur l’administration financière (LAF) est un ensemble de pratiques en matière de et de finances qui aident le conseil et le personnel de Première Nation à prendre des décisions éclairées et à bien gérer leur Nation. Une Première Nation qui vit dans le respect de sa LAF s’engage à adopter, à long terme, de saines pratiques en matière de gouvernance administrative et de finances.

Pourquoi élaborer une LAF?

La gouvernance et les finances touchent tous les aspects de la vie en communauté. Ces pratiques sont trop importantes pour que le conseil et le personnel de Première Nation soient les seuls à en décider. Même si leur façon de faire fonctionne bien, quand ils auront disparu, leur savoir-faire disparaîtra avec eux.

Une LAF facilite la gouvernance administrative en faisant en sorte que le conseil et le personnel de Première Nation actuels et futurs observent les mêmes pratiques financières éprouvées, ce qui rend la Première Nation plus stable et solidifie la confiance des citoyens à l’égard de la façon dont elle est gérée.

Une LAF peut contribuer :

  • au bon fonctionnement d’une Première Nation;
  • à bâtir un solide avenir financier;
  • à faire croître l’économie de manière durable;
  • à faire preuve de transparence à l’égard des finances de la Première Nation;
  • à emprunter des fonds pour réaliser les projets dont la Première Nation a besoin;
  • à montrer que la Première Nation observe de saines pratiques en matière de gouvernance administrative et de finances.

Quel soutien le CGF peut-il vous apporter?

Sur demande, notre personnel fournit au chef et au conseil de Première Nation ainsi qu’au personnel administratif un soutien et des conseils pour l’élaboration d’une LAF. Ce soutien est gratuit pour votre Première Nation, et nous travaillons à votre rythme.

Où commencer avec votre LAF

La LAF comprend plusieurs sections constituant un ensemble de pratiques en matière de gouvernance et de finances. Lorsque vous adoptez votre LAF, vous engagez votre Première Nation à respecter ces pratiques. Les principales sections sont les suivantes :

  • Administration

    Cette section décrit les rôles et les responsabilités des personnes qui gèrent les pratiques financières de votre Première Nation et qui mettent en œuvre votre LAF, notamment les membres du conseil de Première Nation, les membres de comités, les employés et les sous-traitants.

  • Gestion financière

    Cette section décrit les pratiques relatives à la gestion de tous les aspects financiers de votre Première Nation, notamment les suivants : 

    • Planification et budgétisation
    • Contrôles pour la gestion des recettes et des dépenses
    • Règles relatives aux emprunts
    • Gestion des risques
    • Rapports financiers
    • Technologies de l’information

  • Projets d’immobilisations

    Cette section décrit les pratiques relatives à la gestion des actifs de votre Première Nation, telles que les routes, les bâtiments et les ordinateurs. Elle aborde également les pratiques financières liées aux nouveaux projets d’investissement, tels que la construction d’un nouveau bâtiment.

  • Divers

    Le contenu de cette section est propre à chaque Première Nation. Par exemple, il pourrait porter sur la gestion du pétrole, du gaz et des terres.

  • Conflits d’intérêts

    Cette section énonce les règles destinées à aider les personnes qui gèrent votre Première Nation à éviter les conflits d’intérêts ou à en réduire les répercussions.

Consultez la marche à suivre

Avant d’entreprendre l’élaboration de votre LAF, prenez connaissance du processus recommandé par le CGF. Ce processus peut s’échelonner sur quelques semaines ou sur plus d’un an; il prend en moyenne trois mois. 

Les étapes peuvent sembler nombreuses, mais nous avons fractionné le processus pour vous montrer ce à quoi vous pouvez vous attendre et pour vous aider à planifier le temps et les ressources dont vous aurez besoin. Nous sommes présents pour vous tout au long du processus.

  • Étape 1 :

    Inscrivez votre Première Nation à l’annexe de la Loi sur la gestion financière des premières nations (LGF) (si elle n’est pas déjà inscrite)

    La première étape consiste à vérifier si le  de votre Première Nation figure à l’annexe de la LGF. Vérifiez en ligne ici.

    Si votre Première Nation n’est pas inscrite à l’annexe de la LGF, ci-dessous se trouve le modèle de résolution du conseil pour l’inscription à l’annexe. N’hésitez pas à communiquer avec nous si vous avez besoin d’aide.

    Modèle de résolution de conseil pour l’inscription à l’annexe de la LGF
     

  • Étape 2 :

    Acceptez de collaborer avec le CGF

    Votre Première nation doit ensuite accepter formellement de travailler avec le CGF en nous envoyant une lettre de coopération signée et une résolution du conseil. N’hésitez pas à communiquer avec nous pour demander ces modèles.

    Note : La lettre de coopération et la résolution du conseil ne sont pas juridiquement contraignantes.

  • Étape 3 :

    Choisissez votre équipe

    Pour faciliter le bon déroulement du processus, désignez une personne à titre de personne-ressource durant le processus d’établissement de la LAF. Il peut s’agir du  des finances, du gestionnaire principal ou d’un consultant travaillant avec votre Première Nation.

    Il est également judicieux d’obtenir des conseils juridiques et d’informer votre assez tôt dans le processus. L’implication d’un conseiller juridique et d’un auditeur durant ce processus contribue à faire en sorte que tout le monde comprenne bien le contenu de votre LAF.

  • Étape 4 :

    Rédigez votre LAF

    Vous pouvez modifier le modèle de LAF pour l’adapter à votre Première Nation tant que les modifications respectent les relatives à la LAF, ou l’utiliser tel quel. Travaillez avec votre conseiller juridique pour rédiger votre LAF en fonction des Normes relatives à la LAF du CGF.

    Télécharger un exemple de LAF

    Pour obtenir le document en format Word, veuillez communiquer avec nous.

    Après un ou plusieurs examens informels du CGF et l’échange de commentaires, la version préliminaire de votre LAF devrait être prête pour l’examen officiel en vue de son approbation par le CGF.

     

  • Étape 5 :

    Soumettez votre LAF à l’examen officiel

    Lorsque la version préliminaire de votre LAF est prête à être examinée officiellement, nous vous demanderons ou demanderons à votre conseiller juridique de présenter des documents signés au CGF, dont votre LAF. 

    Le CGF se réunit habituellement aux trois mois pour faire l’examen officiel des LAF et attester de leur conformité.

  • Étape 6 :

    Soumettez votre LAF en vue de son approbation

    Le CGF vous fera savoir si votre LAF est approuvée.

    Si votre LAF n’est pas approuvée, nous travaillerons avec vous pour apporter les modifications nécessaires et la soumettre de nouveau à l’examen officiel.

Offre de formation

Une fois que le CGF a approuvé votre LAF, il est temps de lui donner vie. Il s’agit de mettre en œuvre au sein de votre communauté les pratiques en matière de gouvernance administrative et de finances qui sont énoncées dans la LAF. C’est ainsi que votre Première Nation deviendra une Nation bien gérée avec un avenir financier prometteur.

Pourquoi donner vie à votre LAF?

En donnant vie à votre LAF, vous contribuerez à solidifier la confiance de vos citoyens à l’égard de votre Première Nation.

Pour ce faire, une bonne stratégie est de faciliter l’application de ces pratiques au quotidien pour le personnel. En collaborant avec nous pour donner vie à votre LAF, vous pourrez :

  • accéder à de la formation et à du soutien pour favoriser le bon fonctionnement de votre Première Nation;
  • démontrer, au moyen de certifications, que vous respectez votre LAF;
  • faciliter l’accès aux fonds nécessaires pour les projets importants de votre Première Nation.

Quel soutien le CGF peut-il vous apporter?

Nous offrons des conseils pratiques, de la formation et des ateliers. Certaines des Premières Nations qui sont nos clientes ont pour objectif principal d’améliorer leurs pratiques en matière de gouvernance et de finances. La collaboration avec nous pour donner vie à votre LAF peut également mener à la certification du système de gestion financière (SGF), laquelle permet de démontrer aux citoyens et aux autres parties prenantes que vous avez effectivement donné vie à votre LAF.

Consultez la marche à suivre 

Une LAF est un engagement à long terme. Pour lui donner vie et faire en sorte qu’elle soit respectée, il est nécessaire de recourir à des outils et à de la formation. Nous travaillons habituellement avec nos clients sur une période de un à trois ans pour atteindre cet objectif. Nous travaillons à votre rythme et offrons le soutien dont vous avez besoin. Nos services sont gratuits pour les Premières Nations.

Avant d’entreprendre le processus visant à donner vie à votre LAF, vous aurez besoin de réaliser ce qui suit :

Adopter votre LAF

Pour travailler avec nous afin de donner vie à votre LAF, votre LAF doit d’abord avoir été adoptée et approuvée par le CGF.

Bien connaître vos objectifs

Certaines des Premières Nations qui sont nos clientes veulent être en mesure d’effectuer plusieurs emprunts auprès de l’Autorité financière des Premières Nations (AFPN). Si tel est votre objectif, votre Première Nation devra obtenir la certification du SGF, laquelle peut être obtenue une fois que vous avez donné vie à votre LAF.

Faire les premiers pas

  • Étape 1 :

    Évaluez la situation actuelle de votre Première Nation

    Il s’agit de la première étape pour donner vie à votre LAF.

    Nous travaillons avec vous pour avoir une idée claire de la situation actuelle de votre Première Nation. Nous examinons ensemble les engagements pris dans votre LAF et déterminons dans quelle mesure vous êtes prêts à lui donner vie.

    Cette évaluation initiale du degré de préparation nous permet de savoir ce qui est important pour votre Première Nation, de connaître vos priorités et d’établir un plan de travail qui permettra à votre Première Nation d’atteindre ses objectifs.

  • Étape 2 :

    Créez un plan de travail

    Une fois que nous avons déterminé avec vous la situation actuelle de votre Première Nation, nous pouvons vous aider à créer un plan de travail pour atteindre vos objectifs.

  • Étape 3 :

    Examinez les politiques existantes

    Pour donner vie aux pratiques en matière de gouvernance administrative et de finances mises de l’avant dans votre LAF, il sera nécessaire d’élaborer des qui guideront le conseil et le personnel dans leur travail pour la Première Nation.

    Vous pouvez modifier vos politiques actuelles, adapter des exemples de politiques, du CGF, ou combiner ces deux méthodes. Pour faire le rapprochement entre vos politiques et les exigences de votre LAF, le modèle de rapprochement des politiques (XLSX) peut être utile. Les gestionnaires du développement de la capacité du CGF peuvent examiner vos politiques gratuitement. Communiquez avec un gestionnaire du développement de la capacité au moyen du formulaire ci-dessous.

  • Étape 4 :

    Rédigez vos politiques

    Une fois vos politiques rédigées conformément aux exigences de votre LAF, il faut les faire parvenir au CGF. Elles seront examinées de façon informelle par le CGF, et celui-ci aura plusieurs échanges avec vous jusqu’à ce que les politiques soient prêtes à être examinées officiellement et approuvées par le conseil.

    Le conseil doit approuver toutes les modifications apportées aux politiques.

    L’équipe Normes et certification du CGF vérifie les politiques pour s’assurer qu’elles sont conformes à la LAF de votre Première Nation et aux normes du CGF.

  • Étape 5 :

    Respectez votre LAF

    Une fois toutes les politiques approuvées par le conseil, c’est le moment de donner vie à votre LAF.

    Le CGF offre des outils, des modèles et des ateliers pour vous aider à donner vie à votre LAF. Une fois que votre Première Nation applique toutes les politiques, le CGF fait une évaluation finale du degré de préparation avec votre équipe pour vous aider à finaliser les derniers éléments.

    Après avoir réalisé l’évaluation finale du degré de préparation, le CGF peut recommander l’examen sur place de l’application des pratiques en matière de gouvernance et de finances de votre Première Nation.

Examinez les politiques existantes

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