Examen de la mise en œuvre de la politique sur l'administration financière d'une OSBL
L'entente globale de financement pour la subvention de 10 ans dans le cadre de la nouvelle relation financière intervenue entre une organisation sans but lucratif (OSBL) autochtone et Services aux Autochtones Canada exige la mise en œuvre de certaines dispositions minimales de la politique sur l'administration financière de l'OSBL. Dans le cadre du protocole d'entente établi le 6 novembre 2018 entre le CGF, le ministère des Services aux Autochtones et le ministère des Relations Couronne-Autochtones, le CGF a accepté de réaliser l'examen de la mise en œuvre de ces dispositions minimales au moyen d'une approche élaborée conjointement par Services aux Autochtones Canada, le CGF et l'Assemblée des Premières Nations.
Cet examen de la mise en œuvre non récurrent sera réalisé par le CGF de 12 à 18 mois après la date d'entrée en vigueur de l'entente de subvention de 10 ans (ou, exceptionnellement, à une date déterminée conjointement par Services aux Autochtones Canada, le CGF et l'OSBL autochtone). Selon cette approche, le CGF doit mettre en œuvre un ensemble de procédures normalisées déterminées conjointement avec Services aux Autochtones Canada. Le rapport du CGF sur les constatations résultant de ces procédures permettra tant à l'OSBL qu'à Services aux Autochtones Canada de déterminer la mesure dans laquelle les dispositions exigées de la politique sur l'administration financière de l'OSBL ont été mises en œuvre. Ces résultats serviront à éclairer les discussions utiles sur le développement de la capacité entre le bénéficiaire de la subvention, Services aux Autochtones Canada et le CGF et de contribuer à celles-ci.
Les examens de la mise en œuvre seront réalisés à distance et nécessiteront que le CGF obtienne divers documents électroniques et s'entretienne avec les principaux dirigeants. Ce travail sera prévu à un moment convenant aux deux parties et de façon à réduire au minimum tout dérangement pour l'OSBL.
Dispense de l'examen de la mise en œuvre pour les OSBL autochtones détenant une opinion du CGF sur la conformité aux Normes relatives au système de gestion financière pour les OSBL autochtones
Les bénéficiaires d'une subvention détenant une opinion du CGF sur la conformité aux Normes relatives au système de gestion financière pour les OSBL autochtones ne seront pas tenus de subir l'examen de la mise en œuvre. Les OSBL autochtones détenant une opinion du CGF sur la conformité aux Normes relatives au système de gestion financière pour les OSBL autochtones ont déjà démontré la mise en œuvre de leurs politiques et procédures sur l'administration financière de même que la conformité de celles-ci aux normes établies par le CGF pour les OSBL autochtones. Cette dispense témoigne de la valeur d'une opinion du CGF sur la conformité aux Normes relatives au système de gestion financière pour les OSBL autochtones et évite de réaliser un examen deux fois.
La dispense de l'examen de la mise en œuvre pour les OSBL détenant une opinion du CGF sur la conformité aux Normes relatives au système de gestion financière pour les OSBL autochtones est conditionnelle à la réception par Services aux Autochtones Canada d'un rapport du CGF confirmant le détail de l'opinion du CGF ainsi que d'une lettre signée par l'OSBL (envoyée au CGF) confirmant que le système de gestion financière visé par les critères d'admissibilité à la subvention est toujours en place.
Suivi annuel de la subvention
Dans le cadre du protocole d'entente établi le 6 novembre 2018 entre le CGF, le ministère des Services aux Autochtones et le ministère des Relations Couronne-Autochtones, le CGF a accepté de fournir des services de suivi de la subvention de 10 ans à Services aux Autochtones Canada. L'approche de suivi a été élaborée conjointement par Services aux Autochtones Canada, le CGF et l'Assemblée des Premières Nations.
Une fois par année, le CGF réalisera un examen de portée limitée du rendement financier du bénéficiaire de la subvention comprenant les éléments suivants :
- Examen des états financiers annuels de l'OSBL autochtone et du rapport de l'auditeur indépendant les accompagnant
- Report et recalcul des cinq ratios financiers ayant servi à déterminer l'admissibilité initiale à la subvention
- Calcul d'une cote de risque préliminaire afin d'orienter les discussions entre Services aux Autochtones Canada et l'OSBL autochtone
En examinant divers états financiers annuels et les rapports de l'auditeur indépendant les accompagnant, le CGF a mis au point un modèle permettant de relever l'existence de facteurs de risque. Ces facteurs de risque donneront lieu à l'utilisation d'une approche à plusieurs paliers pour la communication par le CGF des résultats de l'examen de suivi à Services aux Autochtones Canada. Ces différents niveaux de risque ont pour objectif d'éclairer les discussions utiles sur le développement de la capacité entre le bénéficiaire de la subvention, Services aux Autochtones Canada et le CGF et de contribuer à celles-ci.
Les documents ci-dessous présentent le cadre de suivi du CGF ainsi que les politiques et directives s'y rattachant utilisés pour réaliser ce travail.