Gouvernance administrative

Structurer votre Première Nation

La administrative est le processus de prise de décisions d’une organisation. Elle indique qui détient quels pouvoirs, comment les décisions sont prises, comment les autres intervenants peuvent se faire entendre et quels renseignements doivent renfermer les rapports et les états financiers. Les et les activités d’une Première Nation découlent de sa structure de gouvernance.

Politiques et procédures

Pour établir une structure de gouvernance solide, le conseil de Première Nation doit se doter d’un cadre qui décrit comment ses politiques et ses procédures seront élaborées et mises en pratique.

Selon la Loi sur l’administration financière (LAF), seul le conseil de la Première Nation peut approuver les politiques portant sur l’administration financière, et il doit conserver une liste à jour de toutes ces politiques. De plus, toutes les politiques et procédures portant sur l’administration financière de la Première Nation doivent :

être approuvées par le conseil de Première Nation;
respecter la LAF;
favoriser de bonnes méthodes comptables;
énumérer les personnes visées par les politiques et procédures et mettre cette liste à leur disposition;
être tenues à jour;
être modifiées uniquement avec l’autorisation du conseil de la Première Nation ou du .

Délégation de pouvoirs

Le fonctionnement d’une organisation est beaucoup plus facile si elle établit clairement qui détient le pouvoir de faire telle ou telle chose, et dans quelles circonstances. Pour cela, le conseil de Première Nation doit élaborer une politique sur la pour les personnes qui ont des responsabilités au sein de la Première Nation : dirigeants, employés, comités, sous-traitants ou mandataires.

Le conseil de la Première Nation demeure responsable de l’administration de la Première Nation, même s’il délègue certains pouvoirs à des personnes.

Selon la LAF, le conseil de la Première Nation ne peut pas déléguer ses pouvoirs d’approbation des éléments suivants :

Politiques ou procédures;
;
Emprunts;
Rapports financiers;
Sélection des membres du des finances et d’, de la et de la vice-présidence.

Cette politique doit décrire la procédure que suivra la Première Nation pour :

obtenir les approbations requises pour déléguer des pouvoirs;
tenir les dossiers liés aux pouvoirs délégués;
déterminer les critères de sélection d’une personne devant assumer des pouvoirs délégués;
établir des de travail pour les personnes exerçant les pouvoirs délégués;
rédiger un accord sur les normes ci-dessus, qui devra être signé par les personnes à qui les pouvoirs sont délégués;
faire un suivi du rendement d’une personne à qui des pouvoirs ont été délégués;
revoir périodiquement les pouvoirs délégués.

Code de conduite

Un est un élément important de la gouvernance administrative, parce qu’il sert de guide pour la prise de décisions fondées sur l’éthique. Il favorise aussi l’établissement de relations de travail positives et sert de référence pour résoudre des problèmes d’éthique en milieu de travail.

Le code de conduite vise les membres du conseil de Première Nation, les dirigeants, les employés, les membres de comités, les sous-traitants et les mandataires de la Première Nation. Il doit faire partie des contrats de travail des employés de la Première Nation et de ceux des fournisseurs de services, ainsi que de tout document désignant un mandataire ou un membre du Comité des finances et d’audit.

Le conseil doit élaborer une politique qui exige que toutes les personnes assujetties au code de conduite attestent annuellement par écrit qu’elles l’ont compris et qu’elles s’engagent à le respecter.

Cette politique doit prévoir un examen annuel de tous les conflits d’intérêts.

Selon la LAF, le conseil de Première Nation doit se doter d’un code de conduite qui précise que les personnes qui prendront des décisions financières pour la Première Nation devront :

agir avec honnêteté et bonne foi dans l’intérêt supérieur de la Première Nation;
faire preuve de la vigilance, de la prudence et de la compétence que l’on peut attendre dans ces situations;
respecter les normes établies dans la LAF, les autres textes législatifs de la Première Nation et la Loi sur la gestion financière des premières nations (LGF);
respecter toutes les politiques, procédures et lignes directrices du conseil de Première Nation;
éviter les conflits d’intérêts. Les politiques et procédures établies par le conseil de Première Nation doivent mentionner comment les conflits d’intérêts seront évités et, au besoin, gérés.

Le conseil de Première Nation doit aussi mettre en place un programme de formation sur le code de conduite pour toutes les personnes concernées.

Gérer les conflits d’intérêts

Comités

Une Première Nation peut décider de créer un comité pour accomplir une tâche plus efficacement ou en faisant appel à des experts d’un domaine précis. L’énoncé de assure le bon fonctionnement du comité.

Le conseil de Première Nation doit en rédiger un pour chaque comité, dans lequel il précise ce qui suit :

Le nombre minimum de membres du comité;
Les conditions à respecter, s’il y a lieu, pour être membre du comité;
les éléments suivants :
- Les buts visés ou les résultats attendus;
- Les tâches et responsabilités, incluant celles contenues dans la LAF;
- Les règles concernant la prise d’un vote;
- Les obligations concernant les assemblées et l’établissement de rapports;
L’obligation de conserver les ordres du jour et les procès-verbaux de toutes les assemblées et réunions des comités pendant au moins sept ans.

Comité des finances et d’audit

Un comité des finances et d’audit (CFA) est un groupe de personnes chargées de surveiller les fonctions d’une Première Nation qui sont liées à l’audit et à la communication de l’information financière. Il supervise les placements d’une Première Nation dans une perspective d’avenir et aide le conseil de Première Nation à prendre de bonnes décisions financières.

Le CFA renforce la reddition de comptes et la transparence du conseil de Première Nation auprès de ses citoyens. Il est à noter que le CFA formule uniquement des recommandations. Il n’a aucun pouvoir de décision.

Attributions du Comité des finances et d’audit

Le Comité des finances et d’audit (CFA) relève du conseil de Première Nation. Son rôle consiste à assurer une surveillance des finances et des . Ses attributions doivent être définies dans son mandat et comprendre les fonctions de surveillance des finances et des audits décrites ci-dessous.

Le CFA doit passer en revue les documents suivants et faire des recommandations au conseil de Première Nation :

Les versions préliminaires des annuels et des plans financiers pluriannuels de la Première Nation;
Le rendement financier de la Première Nation et la comparaison des écarts entre les résultats réels et le budget.
Les états financiers trimestriels (tous les trois mois) de la Première Nation.

Le CFA doit aussi exécuter les activités suivantes :

Faire des recommandations au conseil de Première Nation sur la sélection, la mission et la réalisation de la mission de l’;
S’assurer de l’indépendance d’un auditeur;
Faire des recommandations au conseil de Première Nation sur la planification, l’exécution et les résultats des activités d’audit;
Passer en revue les états financiers annuels audités de la Première Nation et faire des recommandations au conseil de Première Nation à cet égard. Cela comprend les états financiers annuels audités des et les rapports spéciaux
Faire des recommandations au conseil de Première Nation sur les politiques, démarches ou directives à l’égard des dépenses qui peuvent être faites, y compris les normes relatives aux dépenses des membres du conseil de Première Nation et du personnel;
Surveiller les risques liés à la présentation de l’information financière et les risques de , entre autres, en veillant à ce que les mécanismes et les lignes directrices en place pour surveiller et analyser les risques soient valides, en tenant compte du coût de mise en place de ces mécanismes et lignes directrices;
Passer en revue la LAF et recommander des modifications au conseil de Première Nation au moyen de rapports périodiques et ponctuels à l’intention du conseil de Première Nation;
Préparer les autres rapports prévus dans la LAF.

Membres du Comité des finances et d’audit

La LAF exige que soit créée une politique relative au Comité des finances et d’audit (CFA) qui explique les procédures à suivre relativement à la nomination des membres, à leur admissibilité, à leur remplacement et à leur substitution.

Nomination des membres

La LAF exige que le conseil de Première Nation se dote d’une politique relative au CFA expliquant la procédure de nomination des membres du CFA et précisant ce qui suit :

Les conditions à remplir pour être membre du CFA, entre autres, être une personne (et les critères servant à établir l’indépendance d’une personne);
La façon dont les futurs membres doivent démontrer qu’ils remplissent les conditions d’admissibilité et qu’ils sont indépendants, ce qui doit être fait par écrit avant de pouvoir devenir membre du CFA;
Le mode de sélection des membres et la durée de leur mandat;
Le mode de sélection des personnes devant occuper la présidence et la vice-présidence du CFA. L’une ou l’autre de ces personnes doit siéger au conseil de Première Nation;
Que chaque membre du CFA doit signer une attestation écrite indiquant qu’il satisfait aux conditions d’admissibilité. Cette déclaration doit être renouvelée tous les ans.

Admissibilité des membres

La politique relative au Comité des finances et d’audit doit aussi faire état des conditions d’admissibilité des membres :

Le nombre de membres du CFA doit correspondre à ce qui est indiqué dans la LAF de la Première Nation, et le CFA ne peut pas compter moins de trois membres;
Au moins un membre du CFA doit siéger au conseil de Première Nation, si le Comité compte trois membres ou plus; Au moins deux membres du CFA doivent siéger au conseil de Première Nation si le Comité compte quatre membres ou plus;
Tous les membres du CFA doivent remplir les conditions d’admissibilité et être indépendants;
La majorité des membres du CFA doivent avoir des .

C’est le conseil de Première Nation qui détermine si une personne est indépendante. Une personne ne peut pas être considérée comme indépendante si elle entretient des liens financiers avec le gouvernement de la Première Nation qui peuvent affecter son raisonnement ou ses actions. Si le conseil de Première Nation juge qu’une personne n’est pas indépendante, celle-ci ne peut pas faire partie du CFA.

Une personne qui joue un rôle dans la gestion des fonds ou des biens de la Première Nation n’est pas considérée comme indépendante et ne peut donc pas faire partie du CFA. Ce rôle peut être lié à la planification, à l’organisation, à la direction ou à la supervision des fonds et des biens de la Première Nation, ainsi qu’à la préparation du budget ou à la communication de l’information financière, à la comptabilité générale et à l’obtention de financement et à l’utilisation de fonds.

La politique relative au CFA doit aussi définir la des membres du CFA et prévoir ce qui suit :

Un mandat assez long pour que les membres se familiarisent avec le fonctionnement du système de gestion financière de la Première Nation;
Un mandat évitant que le CFA ne soit formé que de nouveaux membres. Cela vise à assurer le bon fonctionnement continu du CFA et une bonne planification de la relève.

Destitution d’un membre

La politique relative au CFA doit aussi établir la marche à suivre pour destituer un membre et comprendre ce qui suit :

Les normes et conditions contenues dans la LAF pour destituer un membre;
La norme que le conseil de Première Nation doit mettre par écrit et, lorsqu’il y a destitution d’un membre du CFA, une confirmation que le processus de a été respecté en totalité et accepté.

Remplacement d’un membre

La politique relative au CFA doit aussi définir le processus de remplacement d’un membre destitué, démissionnaire ou décédé avant la fin de son mandat. Dès qu’un poste au CFA se libère, pour quelque raison que ce soit, le conseil de Première Nation doit, le plus rapidement possible, nommer un remplaçant.

Membres substituts

Le conseil de Première Nation peut désigner un membre substitut au CFA si cela est prévu dans sa LAF. La politique relative au CFA doit aussi définir le mécanisme pour assurer le respect des règles énoncées dans la LAF, dont celles-ci :

Que le membre substitut peut assister aux assemblées du CFA;
Que le membre substitut peut voter à la place d’un membre qui n’est pas en mesure d’assister à l’assemblée;
Que le membre substitut peut voter lorsqu’un membre du CFA est en situation de ;
Que le membre substitut doit remplir toutes les conditions et respecter toutes les règles établies pour être membre du CFA;

Assemblées du CFA

La politique relative au CFA doit expliquer le déroulement des assemblées du CFA et comprendre les règles suivantes :

Sauf quelques exceptions, le gestionnaire principal et le doivent assister à toutes les assemblées du CFA pour fournir des renseignements et répondre aux questions; Ces personnes n’ont pas droit de vote et ne sont pas membres du CFA;
Le CFA doit conserver des documents écrits qui indiquent qui assiste aux assemblées (membres du CFA, gestionnaire principal et gestionnaire principal des finances);
Au moins la moitié (50 %) des membres du CFA doivent être présents à une assemblée, dont au moins un membre du conseil de Première Nation;
Tous les membres du CFA ont droit de vote sur n’importe quelle question, à condition de ne pas être en situation de conflit d’intérêts;
En cas d’égalité des voix lors d’un vote, la question est tranchée conformément à ce qui est prévu dans la LAF de la Première Nation;
Le CFA doit se réunir au moins une fois par trimestre (tous les trois mois); Il doit, entre autres, se réunir dès que possible après avoir reçu les états financiers annuels audités et le rapport de l’auditeur;
Des notes doivent être prises à chaque assemblée, et elles doivent renfermer toutes les informations importantes communiquées durant celle-ci;
Le CFA doit faire rapport au conseil de Première Nation peu de temps après chaque assemblée pour l’informer des sujets qui ont été abordés;
Tous les comptes rendus et tous les renseignements concernant les assemblées doivent être transmis à la présidence du CFA si cette personne n’est pas membre du conseil de Première Nation;
Quand la présidence du CFA n’est pas membre du conseil de Première Nation, tous les documents et renseignements transmis à ce dernier doivent également lui être remis;

Si, dans sa LAF, la Première Nation a indiqué que le CFA peut établir des règles pour le déroulement de ses assemblées, la politique relative au CFA doit préciser que le CFA est tenu d’établir ces règles par écrit et que celles-ci doivent être compatibles avec les autres directives du conseil de Première Nation.

Nomination des dirigeants de la Première Nation

Dans toutes les Premières Nations, certaines tâches doivent être accomplies, dont l’administration quotidienne de ses activités, ce qui comprend des tâches précises liées aux finances et à la communication de l’information financière.

Afin de veiller à ce que ces tâches soient exécutées, la LAF exige qu’elles soient confiées à des personnes bien précises.

Le conseil de Première Nation doit donc élaborer une politique qui décrit les obligations et les attributions de ses dirigeants, dont celles du gestionnaire principal, du gestionnaire principal des finances et de l’ (si la Première Nation perçoit des recettes locales).

La LAF permet que les tâches du gestionnaire principal soient effectuées par plus d’une personne. Dans ce cas, chaque personne relève directement du conseil de Première Nation.

La LAF exige aussi que la fonction de gestionnaire principal comprenne les obligations suivantes, qui doivent être énoncées par écrit dans une politique :

Rendre compte directement au conseil de Première Nation;
Confier des tâches à tous les dirigeants et employés de la Première Nation et en assurer la gestion;
Administrer les contrats signés par la Première Nation;
Relever, évaluer et surveiller les risques liés à la communication de l’information financière et les risques de fraude, et faire rapport sur ces risques;
Assurer un suivi des normes visant à maîtriser les risques indiqués ci-dessus et le coût lié à l’utilisation de ces contrôles et en faire rapport;
Accomplir les autres tâches énumérées dans la LAF de la Première Nation et celles confiées par le conseil de Première Nation.

Le conseil de Première Nation doit aussi établir une politique qui décrit les obligations du gestionnaire principal des finances.

La LAF permet que les tâches du gestionnaire principal des finances soient effectuées par plus d’une personne, à condition que le gestionnaire principal des finances continue de veiller à ce qu’elles soient exécutées de la manière exigée.

La LAF exige aussi que la fonction de gestionnaire principal des finances comprenne les obligations suivantes, qui doivent être énoncées par écrit dans une politique :

Veiller à ce que tous les aspects de la gestion des fonds et des biens soient menés conformément à la norme, ce qui comprend les systèmes de comptabilité générale, les politiques et procédures et les contrôles internes;
Créer et tenir à jour le de la Première Nation;
Préparer les plans de la Première Nation pour la gestion de ses fonds et de ses biens, dont les budgets, pour une période de plusieurs années (trois, cinq et dix ans);
Préparer les états financiers de la Première Nation;
Préparer les parties des rapports destinés au conseil de Première Nation qui ont trait aux fonds et aux biens de la Première Nation;
Préparer l’information sur les fonds et les biens de la Première Nation dont le conseil de Première Nation ou le Comité des finances et d’audit a besoin;
Veiller à ce que toutes les ententes, dont celles visant les fonds et les biens de la Première Nation, respectent les règles et les normes de bonne gestion financière;
Créer les documents comptables et le et en assurer la surveillance et le maintien;
Veiller à ce que toutes les lois, politiques et procédures sur l’administration financière de la Première Nation soient respectées;
Passer en revue les systèmes d’administration financière de la Première Nation et proposer des façons de les améliorer;
Créer et proposer des moyens pour protéger les fonds et les biens de la Première Nation, entre autres, en veillant à la mise en pratique des procédures appropriées;
Élaborer et proposer des mécanismes pour cerner et atténuer les risques liés à la communication de l’information financière et les risques de fraude, entre autres, en veillant à la mise en pratique des procédures appropriées;
Rendre compte directement au gestionnaire principal ou au conseil de Première Nation;
Exécuter les autres tâches contenues dans la LAF et celles confiées par le conseil de Première Nation, à condition qu’elles soient compatibles avec la LAF de la Première Nation et la Loi sur la gestion financière des premières nations.

Audit externe

L’audit externe est un processus qui consiste à confier à une personne indépendante la tâche de vérifier les états financiers d’une organisation et de formuler une opinion quant à leur exactitude sur la présentation des fonds et des biens de l’organisation.

Le vérificateur indépendant (appelé « auditeur ») doit respecter certaines « normes d’audit ». L’audit externe procure à la Première Nation et aux autres personnes qui consultent les états financiers l’assurance qu’ils présentent la réalité avec justesse.

Selon la LAF, la surveillance de l’audit externe relève du conseil de Première Nation et s’exprime par l’entremise d’une recommandation formulée par le Comité des finances et d’audit.

Le conseil de Première Nation doit élaborer une politique concernant l’audit externe annuel des états financiers et des rapports spéciaux de la Première Nation.

Cette politique doit préciser le mode de sélection de l’auditeur et la marche à suivre pour le destituer, et exiger que l’auditeur satisfasse aux critères suivants :

Être indépendant de la Première Nation;
Être un cabinet comptable ou un expert-comptable public membre en règle de Comptables professionnels agréés Canada (et de l’organisme équivalent dans la province ou le territoire où le cabinet ou l’expert-comptable est établi et exerce ses activités).

Cette politique doit préciser que le conseil de Première Nation documente le mode de sélection d’un auditeur dans une . L’auditeur doit satisfaire aux normes établies dans la politique de la Première Nation. La lettre de mission précise qu’une fois l’audit terminé, l’auditeur confirmera (par écrit) que les états financiers et l’audit ont été faits selon les règles, la réglementation et les normes du Conseil de gestion financière des Premières Nations et toutes les lois applicables. En cas de manquement à ces règles, règlements et normes, l’auditeur doit en faire état et en expliquer les raisons.

Cette politique doit aussi renfermer les exigences suivantes du conseil de Première Nation :

Que l’auditeur formule une opinion d’audit sur les états financiers annuels de la Première Nation dans les 120 jours qui suivent la fin de l’;
Que l’auditeur formule une opinion d’audit ou des commentaires d’analyse sur les rapports spéciaux;
Que l’auditeur s’acquitte de ses tâches en appliquant les normes d’audit de Comptables professionnels agréés du Canada.

Cette politique doit aussi mentionner que l’on accorde à l’auditeur le droit d’accès et les pouvoirs nécessaires pour s’acquitter de ses responsabilités et de ses tâches, dont les pouvoirs suivants :

Avoir accès à tous les registres, soit les livres comptables, les comptes et les reçus, les procès-verbaux et notes du conseil de Première Nation, les résolutions adoptées par le conseil de Première Nation, les textes de loi et les ententes visant la Première Nation et la possibilité de poser des questions à toutes les personnes concernées au sujet de ces renseignements;
Recevoir les convocations à toutes les assemblées du Comité des finances et d’audit (CFA). L’auditeur peut choisir d’assister à ces assemblées et d’y prendre la parole;
Communiquer avec le CFA sur toute question qui requiert son attention. L’auditeur jugera si cela est nécessaire;
Assister aux assemblées du conseil de Première Nation où il doit être question de l’audit annuel et de l’approbation des états financiers annuels. L’auditeur sera informé du moment de ces assemblées. L’auditeur ne peut pas assister à l’assemblée s’il est prévu de discuter de son maintien en poste ou de sa destitution;
Prendre la parole à toute assemblée du conseil de Première Nation ou des citoyens de la Première Nation à laquelle il est autorisé à assister ou à laquelle il a été invité, dont les assemblées où sont abordées des questions liées à ses responsabilités et à ses tâches.

Rapport sur la rémunération et les dépenses

Faire rapport à la Première Nation sur les sommes versées aux membres du conseil de Première Nation et les dépenses engagées par ceux-ci fait partie des bonnes méthodes de gouvernance et renforce la reddition de comptes du conseil de Première Nation envers ses citoyens. Ce rapport doit être préparé chaque année.

La LAF exige que le conseil de Première Nation établisse une politique à cet égard, qui comprend ce qui suit :

L’établissement de ce rapport par le gestionnaire principal des finances;
L’inclusion dans le rapport de tous les versements faits à des membres du conseil de Première Nation et de toutes leurs dépenses (que ce soit comme membre du conseil de Première Nation ou dans un autre rôle ou poste);
La tenue de dossiers pour consigner, de manière sûre et confidentielle, les paiements faits à tous les membres du conseil de Première Nation et leurs dépenses;
L’insertion de ce rapport dans le rapport annuel de la Première Nation.

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