Ressources humaines

Organigramme

Un organigramme indique clairement qui relève de qui, et peut être utile pour la gestion de la reddition des comptes et du rendement.

La LAF exige qu’une première nation se dote d’une politique pour créer et tenir à jour un organigramme. Cette politique doit préciser que l’organigramme doit montrer correctement tous les postes liés à la gouvernance, à la gestion et à l’administration, et ce, à tous les niveaux de l’organisation. Cela comprend le conseil de Première Nation, le Comité des finances et d’audit et tous les autres comités relevant du conseil de Première Nation ou de la Première Nation.

Cette politique doit indiquer que l’organigramme :

• est accessible à toutes les personnes concernées, soit les membres du conseil de Première Nation et des comités, les employés, les sous-traitants et les mandataires de la Première Nation, ainsi que les citoyens;
• est tenu à jour;
• ne peut être modifié que sur une demande du conseil de Première Nation ou d’une personne autorisée. 

Cette personne doit avoir été mandatée par le conseil de Première Nation ou le gestionnaire principal.

Gestion des dossiers de ressources humaines

Selon la LAF, le conseil de Première Nation doit établir une politique pour la gestion des ressources humaines, qui traite de l’embauchage et du congédiement des employés, des évaluations de rendement et de la tenue à jour des dossiers du personnel.

Elle doit préciser la façon de tenir ces dossiers à jour, y compris la nécessité de faire ce qui suit :

• Conserver des renseignements à jour sur les aptitudes, l’expérience, les compétences, les capacités et la formation des employés de la Première Nation;
• Conserver tous les dossiers des employés dans un endroit sûr, et de veiller à la protection des renseignements qu’ils renferment;

Le conseil de Première Nation doit aussi élaborer une politique exigeant que la Première Nation se dote de descriptions de travail et qu’elle les maintienne à jour. Cette politique doit inclure un processus pour veiller à ce que les descriptions de travail : 

• précisent les fonctions et responsabilités principales de tous les employés de la Première Nation, soit les dirigeants, les employés, les experts-conseils et les sous-traitants;
• soient approuvées par le conseil de Première Nation ou par le gestionnaire principal.

Embauches et congédiements

Embauches

La LAF exige que la politique en matière de ressources humaines précise le processus et les normes pour l’embauchage des employés, des experts-conseils et des sous-traitants de la Première Nation.

Elle doit prévoir des mesures pour faire en sorte que :

• une personne embauchée comme employé, expert-conseil ou sous-traitant possède les aptitudes, l’expérience, les compétences et les capacités exigées par le poste;
• l’ensemble du processus d’embauchage soit équitable et pratique, dont les normes pour la sélection des candidats et l’évaluation de tous les candidats selon les mêmes critères.

Congédiements

La LAF exige aussi que la politique en matière de ressources humaines établisse le processus et les normes pour le congédiement d’employés de la Première Nation, avec ou sans motif.

Évaluations de rendement et programmes de formation

Évaluations de rendement

Les évaluations de rendement ont pour but d’assurer que les activités liées à l’administration financière de la Première Nation sont confiées à des personnes qui ont les compétences nécessaires et qui conviennent pour le poste.

La LAF exige aussi que la politique en matière de ressources humaines précise le processus et les normes pour évaluer le rendement des employés. L’évaluation doit comprendre les étapes suivantes :

• Une vérification que les aptitudes et les capacités d’un employé correspondent aux exigences du poste;
• Une vérification que l’employé a suivi la formation exigée pour le poste;
• La tenue de dossiers sur le rendement attendu, l’évaluation de rendement et les mesures disciplinaires prises.

Programmes de formation

La formation permet aux dirigeants et aux employés de la Première Nation d’acquérir les compétences nécessaires à l’exécution de leurs responsabilités. La politique en matière de ressources humaines doit indiquer comment les programmes de formation seront établis et maintenus.

Les programmes de formation doivent prendre en considération la formation qui sera nécessaire pour assurer le développement et la vitalité collective de la Première Nation. Ces besoins futurs sont déterminés après avoir pris en compte les changements de fonctions des employés et les changements qui peuvent survenir dans les activités de la Première Nation.

Inconduite et conformité

Inconduite financière

Selon la LAF, le conseil de Première Nation doit établir une politique pour signaler les situations où les règles et normes de la LAF ou les politiques du conseil de Première Nation n’ont pas été respectées. Cela comprend les erreurs ou inconduites survenues dans l’administration financière de la Première Nation, ou l’utilisation inappropriée des fonds ou des ressources de celle-ci.

Cette politique veille à ce que :

• les membres du conseil de Première Nation, les dirigeants, les employés, les sous-traitants et les mandataires participant aux activités liées à l’administration financière de la Première Nation soient tenus de déclarer toute utilisation inappropriée des fonds ou ressources ou toute activité suspecte dans l’administration financière de la Première Nation;
• la confidentialité des infractions signalées et l’identité du dénonciateur soient protégées; 
• des dossiers pour tous les signalements d’infractions et des dossiers d’enquête sur ces infractions soient créés, conservés et tenus à jour; 
• la personne à l’origine d’un signalement soit protégée de toutes représailles pouvant en découler;
• l’infraction signalée fasse l’objet d’un examen et d’une enquête;
• la personne dénoncée soit traitée de manière équitable et ne soit pas l’objet d’un faux jugement;
• le conseil de Première Nation prenne les mesures appropriées si une infraction a eu lieu et note ces mesures dans des dossiers;
• des rapports annuels soient transmis au conseil de Première Nation indiquant si ses politiques et procédures donnent les résultats attendus;
• les politiques et procédures soient communiquées à toutes les personnes participant aux activités de la Première Nation;
• les politiques et procédures soient intégrées aux contrats des sous-traitants ainsi qu’aux documents de nomination de mandataires et de membres de comités.

Respect de la LAF

Le conseil de Première Nation doit élaborer une politique pour assurer le respect de toutes les règles et normes contenues dans la LAF.

Cette politique doit :

• permettre de faire un suivi des coûts qu’occasionnerait le non-respect des règles et normes de la LAF;
• prévoir le retour des fonds ou des biens utilisés ou perdus par suite du manquement d’une personne à respecter les règles et normes de la LAF; et
• Respect des autres lois.

Certaines Premières Nations gèrent leurs terres en vertu des dispositions de la Loi sur la gestion des terres des Premières Nations. Selon la LAF, le conseil de Première Nation doit élaborer une politique pour assurer le respect des règles et normes contenues dans cette loi.

Cette politique doit aussi veiller à l’instauration d’un code foncier par la Première Nation s’il est requis ou autorisé par cette loi. La Première Nation doit tenir ses citoyens informés de la façon dont elle gère les terres et les sommes qu’elles rapportent.

Si une Première Nation établit un code financier en vertu de la Loi sur la gestion du pétrole et du gaz et des fonds des Premières Nations, la LAF exige que le conseil de Première Nation instaure une politique pour veiller à ce que les règles et procédures énoncées dans cette loi soient respectées. Cette politique doit aussi veiller à l’instauration d’un code financier par la Première Nation s’il est requis ou autorisé par cette loi.

Ressources pour vous aider à démarrer

Exemple de politique

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Organigramme

• DOCX file: Exemple d’organigramme simplifié Download