Finances

Planification intégrée

La planification intégrée est un processus qui consiste à établir l’ordre des priorités de la Première Nation et à les associer aux activités et aux dépenses.

Une Première Nation adopte la planification intégrée pour s’assurer qu’elle dispose de ressources suffisantes pour fournir des services de qualité à ses citoyens, à un coût raisonnable, de manière à favoriser l’atteinte de ses objectifs. Ces mesures aideront la Première Nation à atteindre les objectifs qu’elle s’est fixés.

Selon la LAF, le conseil de Première Nation doit élaborer une politique qui définit son processus de planification et de préparation des budgets et qui explique ce qui suit :

• Quand et à quelle fréquence les plans doivent être établis et ce qu’ils doivent renfermer. Ces plans doivent comprendre des plans stratégiques et des plans financiers pluriannuels, des plans d’immobilisations, des plans de gestion du cycle de vie des biens et les budgets annuels;
• Quelles composantes de ces plans se chevauchent ou sont liées;
• Qui doit créer, organiser, approuver, modifier et mettre à jour chaque plan, ainsi qu’en communiquer le contenu;
• Comment les citoyens de la Première Nation participeront au processus ou seront informés de la préparation des plans et du budget, des déficits et de toutes les dépenses importantes non prévues, comme l’exige la LAF;

Cette politique doit préciser que l’année de planification et l’année d’activités (exercice) commencent le 1^er avril et se terminent le 31 mars de l’année civile (calendrier) suivante.

Planification stratégique

Le plan stratégique est le document dans lequel la Première Nation indique ce qu’elle souhaite faire, c’est-à-dire sa vision commune pour l’avenir. Il guide le travail du conseil de Première Nation et l’administration de la Première Nation, en donnant une orientation sur l’objectif à atteindre. Il est la base de tous les autres plans de la Première Nation, et constitue un acte important d’autosuffisance. 

La LAF exige que le conseil de Première Nation élabore une politique pour la création et la tenue à jour du plan stratégique de la Première Nation, et qu’il le passe en revue régulièrement et le modifie en fonction des circonstances.

Gestion des risques

Le risque est la possibilité qu’un événement malheureux survienne. La gestion des risques vise à prendre des mesures au cas où de tels événements se produiraient.

Une bonne gestion des risques consiste donc à réfléchir à l’avance à ce qui pourrait mal tourner et à mettre en place des mesures de contrôle et des plans pour réduire les conséquences de tels événements, avant qu’ils se produisent.

Le processus visant à détecter les risques et à déterminer si des plans sont nécessaires et en quoi ils consisteront est plus efficace s’il a lieu durant la même période que la planification stratégique de la Première Nation. 

Il existe divers types de risques auxquels une Première Nation doit songer et qu’elle doit gérer. Ces mesures aideront la Première Nation à atteindre les objectifs qu’elle s’est fixés.

Selon la LAF, les Premières Nations doivent envisager les risques suivants :

• Activités commerciales à but lucratif
• Prêts, garanties et indemnités
• Placements
• Assurances
• Plan d’urgence
• Risques liés à la communication de l’information financière
• Risques de fraude

Activités commerciales à but lucratif

Selon la LAF, le conseil de Première Nation doit élaborer une politique pour limiter et gérer tous les risques associés à l’exercice d’activités à but lucratif de la Première Nation.

Cette politique doit :

• identifier les risques associés à l’exercice d’une activité commerciale à but lucratif;
• définir les mesures à prendre pour limiter ou gérer les risques auxquels est exposée la Première Nation;
• faire ne sorte que toutes les activités commerciales à but lucratif sont exercées en respectant les règles et les normes de la LAF;
• veiller à ce que toutes les autorisations requises pour exercer une activité commerciale à but lucratif soient accordées;
• prévoir le suivi de toute activité commerciale à but lucratif.  

Prêts, garanties et indemnités

Le conseil de Première Nation doit élaborer une politique concernant les prêts et les garanties, indemnités et sûretés, afin de limiter ou de gérer les risques. Cette politique doit décrire la façon dont seront gérées et recouvrées adéquatement les sommes prêtées par la Première Nation.

La politique doit aussi traiter des sujets suivants :

• La façon de comptabiliser les sommes recouvrées et les intérêts à payer;
• L’établissement de règles pour radier et effacer des dettes;
• Si la Première Nation a institué un programme de prêts pour ses citoyens, ce programme doit être accessible à tous et ses règles communiquées, et il doit être compréhensible pour toutes les personnes qui en prennent connaissance;
• Les prêts de la Première Nation doivent respecter les exigences supplémentaires énoncées dans la LAF;
• les prêts de la Première Nation doivent être déclarés tous les ans dans un rapport spécial.

Cette politique doit aussi définir la marche à suivre pour donner des garanties sur les montants empruntés, y compris ce qui suit :

• Le nombre maximum de garanties et le montant maximal qu’elles peuvent couvrir;
• Les autorisations exigées pour verser des indemnités;
• L’assurance que les indemnités versées par la Première Nation respectent les exigences supplémentaires énoncées dans la LAF;
• L’obligation pour la Première Nation de déclarer chaque année, dans un rapport spécial, les indemnités versées.

Cette politique doit aussi établir la marche à suivre pour le versement d’indemnités, y compris ce qui suit :

• Le nombre maximal d’indemnités qui peuvent être versées;
• Les autorisations exigées pour verser des indemnités;
• L’assurance que les indemnités versées par la Première Nation respectent les exigences supplémentaires énoncées dans la LAF;
• L’obligation pour la Première Nation de déclarer chaque année, dans un rapport spécial, les indemnités versées.

Cette politique doit aussi établir la marche à suivre pour :

• donner des garanties;
• payer des dépenses et verser des avances salariales;
• signer des baux ou des baux-achats.

Placements

Le conseil de Première Nation doit élaborer une politique sur les placements et la stratégie de placement de la Première Nation. Cette politique doit établir la stratégie de placement à court et à long terme de la Première Nation et prévoir l’usage qui sera fait des sommes disponibles.

Elle doit aussi inclure ce qui suit :

• L’obligation d’évaluer le risque avant d’effectuer un placement;
• L’obligation d’obtenir les autorisations requises avant d’effectuer un placement;
• L’obligation de tenir des dossiers pour toutes les décisions de placement qui sont prises;
• La marche à suivre pour que tous les placements de la Première Nation respectent les exigences énoncées dans la LAF.

Assurances

Le conseil de Première Nation doit élaborer une politique pour veiller à ce que la Première Nation souscrive la couverture d’assurance dont elle a besoin.

Cette politique doit inclure ce qui suit :

• La façon d’identifier les risques pour la Première Nation et la meilleure protection d’assurance possible, ce qui comprend les risques pour les membres du conseil de Première Nation, les dirigeants et les employés de la Première Nation;
• La façon de rechercher et de souscrire la meilleure assurance possible, compte tenu de la situation;
• L’obligation d’obtenir les autorisations requises pour souscrire une assurance;
• L’obligation de prendre les mesures nécessaires pour que la Première Nation souscrive toujours la couverture d’assurance qui correspond à ses besoins;
• L’obligation de veiller à ce que la Première Nation dispose de toute couverture d’assurance qui est exigée par la LAF.

Plan d’urgence

Le conseil de Première Nation doit établir un plan d’urgence qui envisage les situations pouvant être considérées comme une urgence et avoir des répercussions sur la trésorerie de la Première Nation.

Ce plan doit satisfaire aux exigences suivantes :

• Prévoir les règles à adopter en cas d’incendie, d’inondation ou d’autres catastrophes environnementales, comme des glissements de terrain ou des déversements toxiques;
• Être adapté à l’envergure, au risque et aux répercussions des urgences possibles;
• Prévoir des exercices d’urgence périodiques;
• Tenir une liste à jour de toutes les personnes à joindre en cas d’urgence;
• Expliquer le plan à toutes les personnes susceptibles d’être concernées ou touchées et prévoir la diffusion du plan;
• Prévoir la révision du plan tous les ans.

Risques liés à la communication de l’information financière

Le conseil de Première Nation doit élaborer une politique prévoyant l’examen des risques liés à la communication de l’information financière dans le cadre de son analyse des autres risques.

Cette politique doit préciser que la Première Nation doit faire rapport, documents à l’appui, de toutes les activités susceptibles d’occasionner les risques suivants :

• Communication erronée d’informations financières dans les états financiers (trimestriels et annuels) de la Première Nation, y compris de fausses informations concernant les normes et les échéances pour la communication de l’information financière, l’obtention des informations auprès des sources et l’interprétation de ces informations, ainsi que le processus de clôture de chaque période;
• Incapacité pour la Première Nation d’atteindre le rendement financier prévu;
• Manquement à s’acquitter des obligations de la Première Nation.

Cette politique doit préciser que la Première Nation doit établir et mettre par écrit des mécanismes pour surveiller les risques et les maîtriser ou les gérer dès qu’ils se manifestent. seen.

Risques de fraude

Le conseil de Première Nation doit élaborer une politique prévoyant l’examen des risques liés à une fraude dans le cadre de son analyse des autres risques. Cette politique doit préciser que la Première Nation doit faire rapport, documents à l’appui, de toutes les activités susceptibles d’occasionner les risques suivants :

• Fausse déclaration volontaire concernant les fonds ou les biens;
• Fausse déclaration volontaire d’autres éléments d’information;
• Utilisation inappropriée des ressources, des biens de valeur ou de l’argent;
• Conduite répréhensible délibérée des personnes au pouvoir;
• Actes illégaux.

Cette politique doit aussi préciser que la Première Nation doit établir et mettre par écrit des mécanismes pour surveiller les risques et les maîtriser ou les gérer dès qu’ils se manifestent, ce qui comprend les risques de fraude suivants :

• Attribution d’objets ou de récompenses pour l’atteinte d’un objectif ou la réalisation d’une tâche;
• Mesures visant à exercer des pressions sur quelqu’un ou à forcer quelqu’un à atteindre un objectif ou à réaliser une tâche;
• Mauvaise conception ou utilisation d’activités visant à assurer une surveillance du risque;
• Utilisation des ressources, objets de valeur ou fonds de la Première Nation sans obtenir la permission ou l’autorisation prévue;
• Mauvaise administration entraînant l’omission de certaines tâches;
• Ignorance des règles ou des mesures établies dans les politiques ou les normes;
• Recours à des technologies ou systèmes inadaptés pour réaliser des tâches correctement;
• Ignorance des lois qui pourrait entraîner des erreurs directes ou indirectes dans la communication de l’information financière;
• Prétention que des actions inopportunes sont acceptables d’après le comportement et les explications;
• Gestion démontrant du favoritisme;
• Recours exagéré à des approximations et au jugement individuel dans la communication de l’information financière;
• Lieu d’établissement de la Première Nation dans la région géographique;
• Type de technologie et moyen qu’elle offre à la direction pour modifier l’information;
• Toute affaire ou entente étrange ou compliquée qui nécessite l’apport et le contrôle de la direction;
• Degré de facilité pour la direction de modifier les règles et les normes ou de ne pas s’y soumettre.

Planification financière pluriannuelle

Le plan financier pluriannuel indique de quelles sommes la Première Nation aura besoin au cours des cinq (5) prochaines années pour réaliser les activités énumérées dans son plan stratégique.

La LAF exige que le conseil de Première Nation élabore et mette à jour régulièrement un plan financier pluriannuel à l’appui de son plan stratégique. La LAF exige aussi que le conseil de Première Nation élabore une politique pour doter la Première Nation d’un plan financier pluriannuel. Cette politique doit préciser que ce plan fera ce qui suit :

• Couvrira l’année en cours et les quatre (4) années suivantes;
• Tiendra compte des recettes, des dépenses et des virements entre les comptes prévus; ces sommes doivent être entrées dans des catégories distinctes;
• Indiquera toutes les sommes supplémentaires attendues ou le manque à gagner autorisé;
• Inclura le plan de gestion du cycle de vie des biens pour les immobilisations de la Première Nation;
• Visera les mêmes buts que le plan stratégique.

Budgets

Un budget annuel renferme les dépenses prévues de la Première Nation pendant les douze (12) mois à venir. Il devrait découler du plan stratégique et du plan financier pluriannuel de la Première Nation.

Selon la LAF, le conseil de Première Nation doit élaborer une politique sur la préparation d’un budget annuel pour l’exercice suivant. Cette politique doit préciser la démarche pour la préparation du budget annuel, ce qui comprend :

• Toutes les tâches et toutes les activités à exécuter avant l’approbation du budget;
• La désignation des personnes responsables des diverses tâches ou activités;
• Le temps prévu pour réaliser et organiser ces tâches et activités.

La politique doit aussi préciser comment le budget annuel est approuvé et préciser ce qui suit :

• Le conseil de Première Nation doit approuver le budget annuel de la Première Nation au plus tard le 31 mars de chaque année. Cette approbation vise le budget de l’exercice suivant;
• Le conseil de Première Nation doit autoriser tout changement apporté au budget annuel après son approbation initiale.

Cette politique doit aussi mentionner comment les déficits seront traités, dont :

• Les facteurs qui peuvent créer ou accroître un déficit;
• La formulation par le Comité des finances et d’audit de recommandations au conseil de Première Nation sur la façon d’équilibrer le budget.

Immobilisations

Les Premières Nations ont l’obligation d’aménager leurs bureaux, leurs écoles, leurs routes et autres immobilisations. Il s’agit d’une composante importante d’une vie collective saine et sécuritaire.

L’élaboration d’une politique et de procédures concernant les immobilisations et les projets aidera la Première Nation à s’assurer qu’elle dispose des fonds nécessaires pour réaliser ces projets quand ils seront nécessaires. Cela lui permettra aussi de satisfaire ses attentes à l’égard de la qualité et des coûts.

Selon la LAF, le conseil de Première Nation doit élaborer une politique sur la gestion des immobilisations de la Première Nation. Cette politique doit définir les règles et les lignes directrices qui guideront la planification du cycle de vie de ces immobilisations, y compris ce qui suit :

• Créer et tenir à jour tous les renseignements sur les immobilisations. Cela comprend l’emplacement, le propriétaire, l’année d’acquisition, la date d’inspection, la durée utile prévue (à compter de la prise de possession) et (après inspection) la valeur du bien et sa couverture d’assurance;
• Inspecter toutes les immobilisations chaque année. Cela consiste à vérifier l’utilisation du bien, à déterminer si des réparations sont nécessaires, si le bien répond correctement au besoin, sa durée de vie restante et le coût de son remplacement, soit une estimation de la date de son remplacement ou de sa réparation, et les coûts correspondants, son coût d’utilisation et de réparation pendant les cinq dernières années, un dossier des réparations et la protection d’assurance;
• Établir un plan annuel d’entretien périodique et de réparation des immobilisations;
• Préparer un budget annuel pour la réparation et le remplacement des immobilisations, incluant une nouvelle construction;
• Estimer les coûts de réparation et de remplacement des immobilisations, incluant une nouvelle construction.

Cette politique doit aussi préciser que le conseil de Première Nation doit créer un fonds d’épargne et y verser de l’argent en vue de la construction, de l’entretien, du remplacement et de l’achat des immobilisations de la Première Nation.

Le conseil de Première Nation doit aussi élaborer une politique pour la planification et l’exécution des projets d’immobilisations. Cette politique doit inclure ce qui suit :

• Les montants maximums déterminant le moment où la planification d’un projet d’immobilisation devrait commencer. Pour fixer ces montants, il faut tenir compte des fonds disponibles, des sources de rentrées de fonds, des projets ou des répercussions sur la communauté;
• Une fois les montants maximums dépassés, le conseil de Première Nation doit préparer des documents en vue d’un projet d’immobilisations (qui peut aussi être appelé un plan d’activités ou une proposition de financement);
• Le projet d’immobilisations doit réunir toute l’information nécessaire pour prendre une décision éclairée, y compris la capacité à atteindre les buts du plan durant une période donnée, les tâches à accomplir pour que le projet se déroule bien et une évaluation des risques.

Cette politique doit indiquer que le plan pour un projet d’immobilisations doit traiter de ce qui suit :

• Des normes de planification et de conception, des normes techniques et de sécurité et des normes environnementales nécessaires pour le projet;
• Le coût, le budget, le financement et l’approbation du projet;
• Des normes concernant l’embauchage d’un sous-traitant ou un appel de soumissions;
• L’appel d’offres, le contrat type et l’acceptation du contrat;
• Les assurances aux diverses étapes de la construction;
• Les garanties concernant le rendement du projet;
• Le suivi du projet, y compris la gestion des contrats;
• Les sommes retenues, les approbations des travaux et les procédures pour les paiements et les audits.

Cette politique doit aussi préciser que les citoyens de la Première Nation doivent être engagés dans le projet ou être informés du projet d’immobilisations et de tout emprunt contracté pour la réalisation des nouveaux projets d’immobilisations.

Gestion du cycle de vie des immobilisationsycle Planning For Capital Assets

Projets d’immobilisations

Le conseil de Première Nation doit aussi élaborer une politique pour la planification et l’exécution des projets d’immobilisations. Cette politique doit inclure ce qui suit :

• Les montants maximums déterminant le moment où la planification d’un projet d’immobilisation devrait commencer. Pour fixer ces montants, il faut tenir compte des fonds disponibles, des sources de rentrées de fonds, des projets ou des répercussions sur la communauté;
• Une fois les montants maximums dépassés, le conseil de Première Nation doit préparer des documents en vue d’un projet d’immobilisations (qui peut aussi être appelé un plan d’activités ou une proposition de financement);
• Le projet d’immobilisations doit réunir toute l’information nécessaire pour prendre une décision éclairée, y compris la capacité à atteindre les buts du plan durant une période donnée, les tâches à accomplir pour que le projet se déroule bien et une évaluation des risques.

Cette politique doit indiquer que le plan pour un projet d’immobilisations doit traiter de ce qui suit :

• Des normes de planification et de conception, des normes techniques et de sécurité et des normes environnementales nécessaires pour le projet;
• Le coût, le budget, le financement et l’approbation du projet;
• Des normes concernant l’embauchage d’un sous-traitant ou un appel de soumissions;
• L’appel d’offres, le contrat type et l’acceptation du contrat;
• Les assurances aux diverses étapes de la construction;
• Les garanties concernant le rendement du projet;
• Le suivi du projet, y compris la gestion des contrats;
• Les sommes retenues, les approbations des travaux et les procédures pour les paiements et les audits.

Cette politique doit aussi préciser que les citoyens de la Première Nation doivent être engagés dans le projet ou être informés du projet d’immobilisations et de tout emprunt contracté pour la réalisation des nouveaux projets d’immobilisations.

Gestion des projets d’immobilisations

Approvisionnement

Les Premières Nations ont l’obligation d’aménager leurs bureaux, leurs écoles, leurs routes et autres immobilisations.

La mise en place de règles et de procédures claires concernant l’approvisionnement, c’est-à-dire l’achat de biens ou de services, procure l’assurance que les services respecteront les exigences de la Première Nation en matière de qualité et de coûts.

La LAF exige du conseil de Première Nation qu’il élabore une politique pour les offres formelles ou les demandes de propositions visant à faire l’acquisition de biens ou de services. Elle doit préciser les situations où un processus est exigé pour une offre ou une demande de propositions formelle. La politique doit comprendre un processus visant à s’assurer que tous les biens ou services fournis à la Première Nation répondent aux critères suivants :

• Qu’ils sont acquis auprès de fournisseurs réputés qui satisfont à certaines normes;
• Qu’un soutien est assuré et que le processus pour permettre l’ajout de nouveaux fournisseurs de biens et services à la Première Nation est souple;
• Que les biens et services fournis sont vérifiés afin de veiller à ce qu’ils répondent aux normes et qu’ils respectent les dispositions des contrats ou les normes prévues à l’achat.

Emprunts

Les emprunts peuvent permettre à une Première Nation de réaliser des projets et de concrétiser des plans.

Selon la LAF, le conseil de Première Nation doit élaborer une politique décrivant la démarche de la Première Nation pour effectuer un emprunt. Elle doit préciser comment les fonds seront gérés et utilisés, ainsi que la façon d’effectuer de nouveaux emprunts, dont :

• Une réflexion sérieuse au sujet de la dette que l’emprunt peut créer pour la Première Nation;
• L’examen des avantages et inconvénients des diverses options d’emprunt;
• L’acceptation des règles et des normes à l’égard de l’obligation associée à la dette;
• La communication de certains renseignements aux citoyens de la Première Nation au sujet de l’emprunt ou leur participation au processus, comme cela est exigé dans la LAF;
• La tenue de documents adéquats concernant les sommes empruntées. Doivent y figurer le montant initial de l’emprunt, la ou les dates auxquelles une partie ou la totalité de la somme empruntée doit être remboursée, la ou les dates auxquelles les intérêts sur la dette doivent être payés et le coût d’emprunt (y compris les paiements d’intérêts et les frais de service ou autres).

Cette politique doit prévoir des mesures pour s’assurer :

• que tous les versements sont faits à temps;
• que les versements sur la dette font l’objet d’un suivi et qu’ils sont consignés par écrit;
• que toutes les obligations concernant la dette sont communiquées de la façon prévue dans la LAF et tout autre document liés à l’emprunt.

Dépenses

La mise en place de règles et de procédures sur la façon de faire approuver des dépenses et pour quelles raisons constitue un élément important pour assurer le bon fonctionnement de la Première Nation. Selon la LAF, le conseil de Première Nation doit élaborer une politique pour la gestion de toutes les dépenses de la Première Nation.

Les instructions suivantes doivent se retrouver dans la politique :

• Tous les documents qui concernent l’acquisition de biens ou de services (par exemple, demandes de biens et services, bons de commande, demandes de propositions ou appels d’offres) doivent fournir le détail des biens ou services que l’on veut acquérir;
• Tous les chèques et autres formes de paiement doivent être signés ou autorisés par deux personnes;
• Des montants maximums doivent être fixés pour l’achat de biens ou de services, et être clairement documentés;
• La personne qui approuve la dépense ne peut pas approuver aussi le règlement (paiement);
• La dépense ne peut être engagée que si elle est prévue dans le budget de la Première Nation (sauf en cas d’exceptions raisonnables pour faire face à des imprévus comme ceux mentionnés dans la LAF ou dans une politique du conseil de Première Nation élaborée conformément à la LAF);
• Des mesures de contrôle doivent être mises en place pour faire le suivi des dépenses et indiquer tout dépassement des montants prévus.

Cette politique doit préciser comment les dépenses engagées par des personnes agissant pour le compte de la Première Nation seront remboursées, dont :

• Les types d’activités qui peuvent être exercées au nom de la Première Nation;
• Les types de dépenses dont le remboursement est autorisé, y compris les catégories et les limites de ces dépenses;
• La nécessité d’obtenir les reçus et autres pièces justificatives à l’appui d’une demande de remboursement de dépenses;
• La personne autorisée à approuver un remboursement de dépenses pour les diverses catégories de demandes de remboursement.

Gestion des comptes et de la trésorerie

Le contrôle de l’accès aux comptes bancaires d’une organisation et leur gestion (comptes dans une institution financière) constituent des éléments importants de finances en santé.

La LAF exige qu’une politique et certaines procédures soient mises en place pour garantir que les comptes bancaires et la trésorerie de la Première Nation sont bien gérés afin de réduire les risques de pertes financières.

Selon la LAF, le conseil de Première Nation doit élaborer une politique pour la gestion des comptes de la Première Nation dans des institutions financières, qui précise ce qui suit :

• Que tous les comptes sont conservés et utilisés uniquement pour les fins prévues;
• Que tous les dossiers des activités aux comptes sont tenus à jour et sont accessibles en tout temps pour examen;
• Que tous les dossiers indiquant qui a la charge des comptes dans des institutions financières doivent être tenus à jour, et que tous les changements apportés doivent être communiqués au conseil de Première Nation;
• Que toutes les modifications apportées aux règles pour l’émission des chèques doivent être communiquées, par écrit, le plus tôt possible à l’institution financière. Le conseil de Première Nation, le Comité des finances et d’audit ou le gestionnaire principal des finances établit les règles concernant l’émission des chèques. Une copie de ces modifications doit être conservée dans les dossiers de la Première Nation.

La politique doit aussi préciser comment se feront les dépôts aux comptes de la Première Nation détenus dans des institutions financières, y compris ce qui suit :

• Que tous les échanges d’argent comptant doivent être faits de façon transparente et contrôlée, afin d’éviter les erreurs;
• Qu’un document doit être tenu de tous les dépôts qui seront faits périodiquement;
• Qu’il doit être indiqué clairement d’où proviennent les sommes déposées et de quels types de sources;
• Que toutes les sommes d’un dépôt doivent être séparées en différentes catégories, au besoin.

Cette politique doit aussi expliquer la façon de faire le rapprochement des comptes dans des institutions financières, y compris ce qui suit :

• Que tous les comptes détenus dans des institutions financières doivent être vérifiés par le gestionnaire principal des finances et faire l’objet d’un rapprochement par ce dernier. Cette vérification doit être faite dans les 30 jours qui suivent la fin de chaque mois. Certaines exceptions peuvent être acceptées si elles sont justifiées;
• Que toutes les erreurs ou activités contraires aux normes doivent être consignées et communiquées au gestionnaire principal des finances et au Comité des finances et d’audit le plus tôt possible.

Rapports financiers et de fonctionnement

Les rapports financiers et de fonctionnement favorisent la transparence et la reddition de comptes, et informent les citoyens de la Première Nation des progrès réalisés dans la poursuite de ses objectifs.

La LAF exige que les citoyens de la Première Nation soient informés périodiquement de l’état des fonds et des biens de la Première Nation, ainsi que des activités qui se sont déroulées durant une période donnée.

Selon la LAF, plusieurs rapports doivent être préparés, passés en revue et, le plus souvent, approuvés. C’est le cas de ce qui suit :

• Informations financières mensuelles (préparées et passées en revue seulement)
• États financiers trimestriels
• États financiers annuels audités
• Rapports spéciaux
• Rapport annuel

Le conseil de Première Nation doit élaborer une politique pour l’établissement du rapport sur les résultats financiers de la Première Nation. Cette politique doit indiquer que la Première Nation tiendra à jour une liste des rapports financiers qui doivent être préparés périodiquement, et que ces rapports doivent préciser ce qui suit :

• Le titre du rapport;
• La personne chargée de préparer le rapport;
• Le moment auquel le rapport doit être disponible;
• Les personnes à qui le rapport final sera distribué.

Informations financières mensuelles

Le conseil de Première Nation doit élaborer une politique précisant que le conseil de Première Nation et le Comité des finances et d’audit recevront et passeront en revue, chaque mois, les informations financières et la liste des activités de la Première Nation.

États financiers trimestriels

Le conseil de Première Nation doit élaborer une politique précisant que des états financiers trimestriels (tous les trois mois) doivent être préparés et exigeant ce qui suit :

• Que le gestionnaire principal des finances prépare les états financiers trimestriels;
• Que le conseil de Première Nation doit passer en revue et approuver les états financiers trimestriels, selon la recommandation du Comité des finances et d’audit, au plus tard 45 jours après la fin du trimestre visé;

Que les états financiers trimestriels doivent comprendre ce qui suit :

• Les sommes et les biens gagnés et dépensés, en comparaison du budget annuel;
• Un bilan;
• rapprochement des comptes détenus dans des institutions financières; 
• Toute autre information demandée par le Comité des finances et d’audit ou le conseil de Première Nation.

États financiers annuels audités

Le conseil de Première Nation doit élaborer une politique énonçant la démarche pour préparer et approuver les états financiers annuels de la Première Nation, et les renseignements qu’ils doivent contenir, y compris ce qui suit :

• Que le gestionnaire principal des finances prépare les états financiers annuels;
• Que les états financiers doivent être préparés en appliquant les principes comptables généralement reconnus.
• Cela doit se faire dans les 120 jours qui suivent la fin de l’exercice ou durant une période précisée dans la LAF de la Première Nation, selon la première éventualité; 
• Le chef ou la présidence du conseil de Première Nation doit signer les états financiers annuels.
• Si ces personnes ne sont pas disponibles, les personnes suivantes peuvent signer les états financiers annuels :
  • La présidence du Comité des finances et d’audit OU le gestionnaire principal des finances.

Rapports spéciaux

Le conseil de Première Nation doit élaborer une politique précisant que le gestionnaire principal des finances doit préparer tous les rapports spéciaux exigés chaque année par la LAF de la Première Nation. Ces rapports peuvent comprendre les suivants :

• Le rapport annuel sur la rémunération et les dépenses des membres du conseil de Première Nation;
• Un rapport indiquant clairement toutes les sommes versées par la Première Nation au titre des garanties et indemnités;
• Un rapport indiquant clairement toutes les dettes et toutes les tâches requises dont la Première Nation s’est acquittée au cours de l’exercice;
• Un rapport indiquant clairement les sommes et les biens que la Première Nation a tirés des terres de la Première Nation. Ce rapport n’est exigé que si la Première Nation a mis en place un code foncier. (Certaines Premières Nations gèrent leurs terres et ont adopté des codes fonciers en vertu des dispositions de la Loi sur la gestion des terres des Premières Nations); 
• Les fonds et les biens tirés par la Première Nation de ses terres doivent être indiqués séparément des autres fonds et biens obtenus, et constituer une catégorie distincte. Ce rapport doit aussi présenter séparément les fonds et les biens tirés des ressources naturelles sur les terres de la Première Nation.

Les citoyens de la Première Nation doivent avoir accès aux états financiers annuels audités et aux rapports spéciaux. De plus, ces rapports doivent être faciles d’accès et être disponibles en tout temps. Les citoyens de la Première Nation doivent être informés de façon claire de la façon d’accéder à ces rapports.t Nation.

Rapport annuel

Le conseil de Première Nation doit élaborer une politique sur la rédaction et la publication d’un rapport sur les activités et le rendement financier de la Première Nation. Ce rapport doit être produit tous les ans. Cette politique indique que le rapport doit renfermer ce qui suit :

• Une description des services et des activités de la Première Nation;
• Un compte rendu des progrès réalisés en vue d’atteindre des objectifs financiers en tenant compte des mesures de rendement adoptées par la Première Nation;
• Les états financiers annuels de l’exercice précédent de la Première Nation;
• Les rapports spéciaux.

Cette politique précise aussi que le rapport annuel doit être publié dans les 180 jours qui suivent la fin de l’exercice ou à l’intérieur d’une période précisée dans la LAF de la Première Nation, selon la première éventualité. Les éléments suivants doivent se retrouver dans la politique :

• La façon dont les citoyens de la Première Nation peuvent avoir accès au rapport annuel;
• La façon de transmettre le rapport aux citoyens de la Première Nation qui en ont fait la demande, mais qui ne l’ont pas encore reçu.

Si le Conseil de gestion financière des Premières Nations ou l’Autorité financière des Premières Nations demande à recevoir ce rapport, un exemplaire doit lui être remis.

Amélioration des systèmes

Passer en revue régulièrement et améliorer les politiques et procédures d’une Première Nation aide à assurer que celles-ci correspondent aux besoins.

Afin d’améliorer constamment les systèmes, et comme l’exige la LAF, le conseil de Première Nation doit élaborer une politique pour recueillir et consigner les préoccupations et les commentaires des personnes qui jouent un rôle dans le système de gestion financière de la Première Nation ou qui s’y intéressent, et y donner suite.

Le conseil de Première Nation doit aussi élaborer une politique pour la planification, la programmation et les évaluations internes du système de gestion financière de la Première Nation. Cette politique doit inclure des mesures pour résoudre les préoccupations que ces évaluations révèlent. Cette politique doit préciser ce qui suit :

• Que des évaluations internes de toutes les activités et de tous les processus importants doivent avoir lieu au moins une fois par exercice;
• Que la personne qui fait l’évaluation ne doit pas être engagée dans le secteur opérationnel ou l’activité visée par l’évaluation;
• Que des dossiers indiquant les conclusions de l’évaluation et les mesures découlant des préoccupations relevées doivent être créés et tenus à jour.

Cette politique doit aussi mentionner que les personnes responsables de la gestion et du fonctionnement du système de gestion financière doivent se rencontrer au moins une fois par exercice. Lors de cette rencontre, elles doivent faire l’examen des éléments suivants pour les trimestres précédents et jusqu’au moment de la rencontre :

• Les processus et procédures du système de gestion financière;
• Le respect de tous les textes législatifs pertinents;
• Les résultats des évaluations externes et internes;
• Les moyens d’améliorer les processus mis de l’avant durant l’exercice, ainsi que les résultats obtenus;
• Le mandat de tous les comités; 
• L’organigramme.

Cette politique doit aussi indiquer que les personnes qui assistent à la rencontre doivent établir un rapport qui sera remis au conseil de Première Nation, au Comité des finances et d’audit et aux auditeurs externes et internes. Ce rapport doit comprendre ce qui suit :

• Une déclaration indiquant si le système de gestion financière respecte ou non les règles et normes de tous les textes législatifs pertinents et de toutes les politiques, marches à suivre et directives pertinentes;
• Des recommandations de modifications à ces textes législatifs, politiques, procédures et directives qui seraient bénéfiques au système de gestion financière

Examen de la Loi sur l’administration financière.

Le conseil de Première Nation doit élaborer une politique pour examiner la LAF de la Première Nation au moins une fois par exercice.

Cette politique doit inclure les mécanismes suivants :

• Le suivi constant de la réussite de la LAF;
• La recherche et la consignation des changements à apporter à la LAF, en fonction des résultats du suivi;
• La façon dont les membres du conseil de Première Nation seront tenus informés des changements proposés à la LAF et leur rôle à cet égard.

Quand une Première Nation est prête à subir l’examen de certification du système de gestion financière, elle doit demander au CGF de mener un examen officiel de son système de gestion financière :

• Le CGF fera parvenir une attestation de conformité de la LAF de la Première Nation (en vertu de l’article 9 de la Loi sur la gestion financière des premières nations, d’après les normes de la LAF);
• L’attestation de conformité entre en vigueur le jour où la Première Nation demande un examen de son système de gestion financière;
• Toutes les règles et normes de la LAF approuvée sont en vigueur.

Ressources pour vous aider à démarrer

Exemple de politique

• DOCX file: Modèle de politique relative au fonds de réserve pour les immobilisations corporelles Download

Gestion des risques

• DOCX file: Plan de gestion des risques Download
• PDF file: Guide de planification en cas d’urgence Opens in a new tab

Budgets

• DOCX file: Modèle de plan de travail annuel du service Download
• XLSX file: Modèle de budget annuel du service Download
• XLSX file: Modèle de budget annuel consolidé Download

Approvisionnement

• PDF file: Survol des dépenses Opens in a new tab
• PDF file: Processus d’approvisionnement pour les gouvernements de Premières Nations Opens in a new tab

Gestion des comptes et de la trésorerie

• DOCX file: Modèle de politique relative au fonds de réserve pour les immobilisations corporelles Download
• PDF file: Guide sur le compte de réserve pour les immobilisations corporelles Opens in a new tab
• PDF file: Guide sur les placements pour les gouvernements de Premières Nations Opens in a new tab

Amélioration des systèmes

• XLSX file: Outil d’évaluation interne Download

Rapports financiers et de fonctionnement

Ce diagramme montre le calendrier de planification et de production des rapports de la Première Nation conformément à la LAF.