La LAF exige que soit créée une politique relative au Comité des finances et d’audit qui explique les procédures à suivre relativement à la nomination des membres, à leur admissibilité, à leur remplacement et à leur substitution.
Nomination des membres
La LAF exige du conseil de Première Nation qu’il se dote d’une politique relative au Comité des finances et d’audit expliquant la procédure de nomination des membres du Comité de finances et d’audit et précisant ce qui suit :
- les conditions à remplir pour être membre du Comité des finances et d’audit, entre autres, être une personne indépendante (et les critères servant à établir l’indépendance d’une personne)
- la façon dont les futurs membres doivent démontrer qu’ils remplissent les conditions d’admissibilité et qu’ils sont indépendants, ce qui doit être fait par écrit avant de pouvoir devenir membre du Comité des finances et d’audit
- le mode de sélection des membres et la durée de leur mandat
- le mode de sélection des personnes devant occuper la présidence et la vice-présidence du Comité des finances et d’audit. L’une ou l’autre de ces personnes doit être membre du conseil de Première Nation
- que chaque membre du Comité des finances et d’audit doit signer une attestation écrite indiquant qu’il satisfait aux conditions d’admissibilité. Cette déclaration doit être renouvelée tous les ans
Admissibilité des membres
La politique relative au Comité des finances et d’audit doit aussi faire état des conditions d’admissibilité des membres :
- le nombre de membres du Comité des finances et d’audit doit correspondre à ce qui est indiqué dans la LAF de la Première Nation, et le Comité des finances et d’audit ne peut pas compter moins de trois membres
- au moins un membre du Comité des finances et d’audit doit être un membre du conseil de Première Nation, si le Comité compte trois membres ou plus. Au moins deux membres du Comité des finances et d’audit doivent être des membres du conseil de Première Nation si le Comité compte quatre membres ou plus
- tous les membres du Comité doivent remplir les conditions d’admissibilité et être indépendants
- la majorité des membres du Comité doivent avoir des compétences financières
C’est le conseil de Première Nation qui détermine si une personne est indépendante. Une personne ne peut pas être considérée comme indépendante si elle entretient des liens financiers avec le gouvernement de la Première Nation qui peuvent affecter son raisonnement ou ses actions. Si le conseil de Première Nation juge qu’une personne n’est pas indépendante, celle-ci ne peut pas faire partie du Comité des finances et d’audit.
Une personne qui joue un rôle dans la gestion des fonds ou des biens de la Première Nation n’est pas considérée comme indépendante et ne peut donc pas faire partie du Comité des finances et d’audit. Ce rôle peut être lié à la planification, à l’organisation, à la direction ou à la supervision des fonds et des biens de la Première Nation, ainsi qu’à la préparation du budget ou à la communication de l’information financière, à la comptabilité générale et à l’obtention de financement et à l’utilisation de fonds.
La politique relative au Comité des finances et d’audit doit aussi définir la durée du mandat des membres du Comité et prévoir ce qui suit :
- un mandat assez long pour que les membres se familiarisent avec le fonctionnement du système de gestion financière de la Première Nation
- un mandat évitant que le Comité ne soit formé que de nouveaux membres. Cela vise à assurer le bon fonctionnement continu du Comité et une bonne planification de la relève
Destitution d’un membre
La politique relative au Comité des finances et d’audit doit aussi établir la marche à suivre pour destituer un membre et comprendre ce qui suit :
- les normes et conditions contenues dans la LAF pour destituer un membre
- la norme que le conseil de Première Nation doit mettre par écrit et, lorsqu’il y a destitution d’un membre du Comité, une confirmation que le processus de a été respecté en totalité et accepté
Remplacement d’un membre
La politique relative au Comité des finances et d’audit doit aussi définir le processus de remplacement d’un membre destitué, démissionnaire ou décédé avant la fin de son mandat. Dès qu’un poste au Comité se libère, pour quelque raison que ce soit, le conseil de Première Nation doit, le plus rapidement possible, nommer un remplaçant.
Membres substituts
Le conseil de Première Nation peut désigner un membre substitut au Comité des finances et d’audit si cela est prévu dans sa LAF. La politique relative au Comité des finances et d’audit doit aussi définir le mécanisme pour assurer le respect des règles énoncées dans la LAF, dont celles ci :
- que le membre substitut peut assister aux assemblées du Comité des finances et d’audit
- que le membre substitut peut voter à la place d’un membre qui n’est pas en mesure d’assister à l’assemblée
- que le membre substitut peut voter lorsqu’un membre du Comité est en situation de conflit d’intérêts
- que le membre substitut doit remplir toutes les conditions et respecter toutes les règles établies pour être membre du Comité des finances et d’audit