Gestion des comptes et de la trésorerie

Le contrôle de l’accès aux comptes bancaires d’une organisation et leur gestion ( comptes dans une institution financière ) constituent des éléments importants de finances en santé.

La LAF exige qu’une politique et certaines procédures soient mises en place pour garantir que les comptes bancaires et la trésorerie de la Première Nation sont bien gérés afin de réduire les risques de pertes financières.

Selon la LAF, le conseil de Première Nation doit élaborer une politique pour la gestion des comptes de la Première Nation dans des institutions financières, qui précise ce qui suit :

  • que tous les comptes sont conservés et utilisés uniquement pour les fins prévues
  • que tous les dossiers des activités aux comptes sont tenus à jour et sont accessibles en tout temps pour examen
  • que tous les dossiers indiquant qui a la charge des comptes dans des institutions financières doivent être tenus à jour, et que tous les changements apportés doivent être communiqués au conseil de Première Nation
  • que toutes les modifications apportées aux règles pour l’émission des chèques doivent être communiquées, par écrit, le plus tôt possible à l’institution financière. Le conseil de Première Nation, le Comité des finances et d’audit ou le gestionnaire principal des finances établit les règles concernant l’émission des chèques. Une copie de ces modifications doit être conservée dans les dossiers de la Première Nation

La politique doit aussi préciser comment se feront les dépôts aux comptes de la Première Nation détenus dans des institutions financières, y compris ce qui suit :

  • que tous les échanges d’argent comptant doivent être faits de façon transparente et contrôlée, afin d’éviter les erreurs
  • qu’un document doit être tenu de tous les dépôts qui seront faits périodiquement
  • qu’il doit être indiqué clairement d’où proviennent les sommes déposées et de quels types de sources
  • que toutes les sommes d’un dépôt doivent être séparées en différentes catégories, au besoin

Cette politique doit aussi expliquer la façon de faire le rapprochement des comptes dans des institutions financières, y compris ce qui suit :

  • que tous les comptes détenus dans des institutions financières doivent être vérifiés par le gestionnaire principal des finances et faire l’objet d’un rapprochement par ce dernier. Cette vérification doit être faite dans les 30 jours qui suivent la fin de chaque mois. Certaines exceptions peuvent être acceptées si elles sont justifiées
  • que toutes les erreurs ou activités contraires aux normes doivent être consignées et communiquées au gestionnaire principal des finances et au Comité des finances et d’audit le plus tôt possible

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