Un solide système de gouvernance repose sur des documents et la conservation de certaines informations (dossiers) qui assurent un bon fonctionnement de la Première Nation et qui permettent au conseil de Première Nation de satisfaire les attentes de ses membres en matière de reddition de comptes et de transparence.
Le conseil de Première Nation doit élaborer une politique pour les dossiers, qui couvre la création, le maintien, la sécurité, le stockage, l’accès et l’élimination de ceux-ci. Ces dossiers doivent respecter les règles juridiques et les normes en place, le cas échéant.
La politique doit indiquer comment recevoir et gérer les demandes visant des renseignements que possède la Première Nation, ceux qu’elle doit communiquer et ceux dont elle doit protéger le caractère confidentiel.