Amélioration des systèmes

Passer en revue régulièrement et améliorer les politiques et procédures d’une Première Nation aide à assurer que celles-ci correspondent aux besoins.

Afin d’améliorer constamment les systèmes, et comme l’exige la LAF, le conseil de Première Nation doit élaborer une politique pour recueillir et consigner les préoccupations et les commentaires des personnes qui jouent un rôle dans le système de gestion financière de la Première Nation ou qui s’y intéressent, et y donner suite.

Le conseil de Première Nation doit aussi élaborer une politique pour la planification, la programmation et les évaluations internes du système de gestion financière de la Première Nation. Cette politique doit inclure des mesures pour résoudre les préoccupations que ces évaluations révèlent.

Elle doit aussi préciser ce qui suit :

  • que des évaluations internes de toutes les activités et de tous les processus importants doivent avoir lieu au moins une fois par exercice
  • que la personne qui fait l’évaluation ne doit pas être engagée dans le secteur opérationnel ou l’activité visé par l’évaluation
  • que des dossiers indiquant les conclusions de l’évaluation et les mesures découlant des préoccupations relevées doivent être créés et tenus à jour

Cette politique doit aussi mentionner que les personnes responsables de la gestion et du fonctionnement du système de gestion financière doivent se rencontrer au moins une fois par exercice.

Lors de cette rencontre, elles doivent faire l’examen des éléments suivants pour les trimestres précédents et jusqu’au moment de la rencontre :

  • les processus et procédures du système de gestion financière
  • le respect de tous les textes législatifs pertinents
  • les résultats des évaluations externes et internes
  • les moyens d’améliorer les processus mis de l’avant durant l’exercice, ainsi que les résultats obtenus
  • le mandat de tous les comités
  • l’ organigramme

Cette politique doit aussi indiquer que les personnes qui assistent à la rencontre doivent établir un rapport qui sera remis au conseil de Première Nation, au Comité des finances et d’audit et aux auditeurs externes et internes.

Ce rapport doit comprendre ce qui suit :

  • une déclaration indiquant si le système de gestion financière respecte ou non les règles et normes de tous les textes législatifs pertinents et de toutes les politiques, marches à suivre et directives pertinentes
  • des recommandations de modifications à ces textes législatifs, politiques, procédures et directives qui seraient bénéfiques au système de gestion financière

Examen de la Loi sur l’administration financière

Le conseil de Première Nation doit élaborer une politique pour examiner la LAF de la Première Nation au moins une fois par exercice.

Cette politique doit inclure les mécanismes suivants :

  • le suivi constant de la réussite de la LAF
  • la recherche et la consignation des changements à apporter à la LAF, en fonction des résultats du suivi
  • la façon dont les membres du conseil de Première Nation seront tenus informés des changements proposés à la LAF et leur rôle à cet égard

Quand une Première Nation est prête à subir l’examen de certification du système de gestion financière, elle doit demander au CGF de mener un examen officiel de son système de gestion financière :

  • le CGF fera parvenir une attestation de conformité de la LAF de la Première Nation (en vertu de l’article 9 de la Loi sur la gestion financière des premières nations, d’après les normes de la LAF)
  • l’attestation de conformité entre en vigueur le jour où la Première Nation demande un examen de son système de gestion financière
  • toutes les règles et normes de la LAF approuvée sont en vigueur

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