Dépenses

La mise en place de règles et de procédures sur la façon de faire approuver des dépenses et pour quelles raisons constitue un élément important pour assurer le bon fonctionnement de la Première Nation. Selon la LAF, le conseil de Première Nation doit élaborer une politique pour la gestion de toutes les dépenses de la Première Nation.

Les instructions suivantes doivent se retrouver dans la politique :

  • tous les documents qui concernent l’acquisition de biens ou de services (par exemple demandes de biens et services , bons de commande , demandes de propositions ou appels d’offres ) doivent fournir le détail des biens ou services que l’on veut acquérir
  • tous les chèques et autres formes de paiement doivent être signés ou autorisés par deux personnes
  • des montants maximums doivent être fixés pour l’achat de biens ou de services, et être clairement documentés
  • la personne qui approuve la dépense ne peut pas approuver aussi le règlement (paiement)
  • la dépense ne peut être engagée que si elle est prévue dans le budget de la Première Nation (sauf en cas d’exceptions raisonnables pour faire face à des imprévus comme ceux mentionnés dans la LAF ou dans une politique du conseil de Première Nation élaborée conformément à la LAF)
  • des mesures de contrôle doivent être mises en place pour faire le suivi des dépenses et indiquer tout dépassement des montants prévus

Cette politique doit préciser comment les dépenses engagées par des personnes agissant pour le compte de la Première Nation seront remboursées, dont :

  • les types d’activités qui peuvent être exercées au nom de la Première Nation
  • les types de dépenses dont le remboursement est autorisé, y compris les catégories et les limites de ces dépenses
  • la nécessité d’obtenir les reçus et autres pièces justificatives à l’appui d’une demande de remboursement de dépenses
  • la personne autorisée à approuver un remboursement de dépenses pour les diverses catégories de demandes de remboursement

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